Contexte
Les unités d’affaires alimentent le répertoire commercial sur votre interphone vidéo ButterflyMX. Contrairement au répertoire résidentiel standard, le répertoire commercial affiche les noms des entreprises avec les employés individuels regroupés sous chaque fiche d’entreprise. Les visiteurs peuvent rechercher par nom d’entreprise, appeler un employé spécifique, ou appuyer sur « Appeler la réception » pour joindre le contact désigné de l’entreprise.
Remarque : La section Unités d’affaires est disponible uniquement pour les propriétés commerciales ou à usage mixte. Si vous ne la voyez pas dans votre système d’exploitation ButterflyMX, veuillez contacter notre équipe de support afin de faire convertir votre propriété.
Comment Ajouter une Unité d’Affaires
Étape 1 : Connectez-vous au Système d’Exploitation ButterflyMX
Connectez-vous à votre système d’exploitation ButterflyMX sur un ordinateur.
Étape 2 : Naviguez vers « Espaces » > « Unités d’affaires »
Dans le menu à gauche, cliquez sur Espaces, puis sélectionnez Unités d’affaires. Cette page affiche toutes les unités d’affaires existantes de votre propriété. Toute unité d’affaires sans contact de réception assigné sera mise en évidence en rouge pour vous rappeler de compléter la configuration.
Étape 3 : Cliquez sur « + Nouvelle Unité d’Affaires »
Dans le coin supérieur droit de la page, cliquez sur + Nouvelle Unité d’Affaires. Le formulaire Nouvelle Unité d’Affaires s’ouvrira.
Étape 4 : Remplissez les Détails de l’Unité d’Affaires
Vous verrez les champs suivants :
🔴 Champs Obligatoires
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom de l’Entreprise | Le nom de la compagnie ou du bureau (ex. « Acme Corp », « Cabinet juridique Suite 300 »). C’est ce que les visiteurs verront dans le répertoire de l’interphone. |
| Suite de Bureau | Le numéro de suite ou d’unité pour cette entreprise (ex. « Suite 300 », « Unité 4B »). |
| Étage | Le numéro de l’étage où se trouve l’entreprise. |
| Zone | Sélectionnez la zone d’interphone à laquelle cette unité d’affaires doit être associée. Si votre propriété ne possède qu’un seul interphone, laissez-le réglé sur Par défaut. |
| Réception | Attribuez la personne qui recevra les appels lorsque le visiteur appuiera sur « Appeler la réception » sur l’interphone. Ce champ est obligatoire pour que l’entreprise apparaisse dans le répertoire commercial. Voir la note ci-dessous pour des détails importants. |
Important – Contact de la Réception :
- La personne de la réception est le principal point de contact de l’entreprise sur l’interphone. Elle n’est pas la même qu’un préposé à une station de réception.
- Une seule personne peut être désignée comme contact de réception par unité d’affaires.
- Une fois qu’un contact de réception est assigné, il ne peut pas être désassigné — seulement remplacé.
- Une unité d’affaires peut être enregistrée sans contact de réception initialement, mais un contact doit être assigné avant que l’unité d’affaires apparaisse dans le répertoire commercial sur l’interphone.
Champs Optionnels
| Champ | Description |
|---|---|
| Logo de l’Entreprise | Téléversez un logo à afficher sur l’interphone pour cette entreprise. Les meilleures dimensions sont un format carré (largeur et hauteur égales). Taille recommandée : moins de 1000 x 1000 px. Maximum autorisé : 5000 x 5000 px. |
| Heures d’Ouverture | Saisissez les heures d’ouverture de l’entreprise (ex. « Lun–Ven, 9h–17h »). Note : ceci est à titre informatif seulement et s’affiche sur l’interphone pour les visiteurs. Cela ne restreint ni ne planifie automatiquement l’accès. |
| Texte d’Affichage | Ajoutez des instructions ou indications personnalisées pour les visiteurs (ex. « Veuillez appeler la réception à votre arrivée. La suite est située au 3e étage, tournez à gauche à l’ascenseur. »). Ce texte est affiché sur l’interphone. |
Étape 5 : Enregistrez l’Unité d’Affaires
Une fois tous les champs obligatoires remplis, cliquez sur Enregistrer pour créer l’unité d’affaires. Elle apparaîtra maintenant dans la liste des unités d’affaires dans le système d’exploitation ButterflyMX.
Étape 6 : Ajoutez des Employés à l’Unité d’Affaires
Après l’enregistrement, ajoutez les employés appartenant à cette unité d’affaires. Les employés apparaîtront dans le répertoire des employés sous la fiche de l’entreprise sur l’interphone. Les visiteurs peuvent appeler directement les employés individuellement.
Vous avez deux options pour ajouter des employés :
- Manuellement – Ajoutez les locataires un par un directement dans le système d’exploitation ButterflyMX.
- Intégration Google Workspace – Synchronisez automatiquement vos informations d’employés en utilisant l’intégration Google Workspace.
- Importation en masse – Utilisez la fonction d’importation CSV en naviguant vers Importations dans la barre latérale gauche et en sélectionnant le type d’importation Unités d’affaires.
- Option Modifier pour mettre à jour les détails d'une unité d’affaires existante & option Supprimer pour la retirer définitivement du répertoire.
Conseils & Rappels
- 🔴 Toute unité d’affaires sans contact de réception assigné sera affichée en rouge sur la page des unités d’affaires — assurez-vous que toutes les unités en ont un assigné.
- Le répertoire commercial coexiste avec le répertoire résidentiel standard sur le même interphone — aucun matériel séparé n’est nécessaire.
- Si vous devez désactiver les appels pour les employés listés sous une unité d’affaires (ex. pour un répertoire d’employés en consultation seulement), créez un nouveau groupe d’accès avec les appels désactivés et assignez-y ces employés.