Guide de référence : Guide d’attribution des rôles ButterflyMX

Comprendre les rôles des administrateurs

ButterflyMX propose différents niveaux d’accès administratif. Pour une description complète et détaillée des permissions des rôles d’administrateur, consultez cet article. Voici un aperçu général des différents rôles d’administrateur : 

• Administrateur de propriété : gérer toutes les permissions d’accès à la propriété et à l’application. Chaque propriété doit avoir au moins un, mais pas plus de deux utilisateurs avec ce rôle. Les administrateurs de propriété sont les seuls à pouvoir ajouter d’autres administrateurs communautaires.
• Administrateur communautaire : gérer l’accès à la propriété et les permissions de l’application pour les personnes (personnel et locataires) ayant des rôles plus restrictifs dans la propriété. Les administrateurs communautaires ne peuvent ajouter que d’autres administrateurs d’unité et des réceptionnistes.
• Administrateur d’unité : gérer les locataires appartenant à leur unité spécifiée, généralement dans des immeubles commerciaux avec des administrateurs de bureau
• Réceptionniste : dans l’application Front Desk Station, ces membres du personnel gèrent l’accès des visiteurs et communiquent avec les locataires.

👥 Ajouter un administrateur

Assurez-vous de disposer des permissions d’administrateur de propriété et que la personne appartient à votre immeuble ; si ce n’est pas le cas, vous devrez l’ajouter d’abord. Pour l’ajouter, allez dans la section « Locataires » dans le système ButterflyMX OS, choisissez « Ajouter un locataire », et complétez le formulaire. S’il n’y a pas d’unité réellement occupée par le personnel de la propriété, ils se voient généralement attribuer une unité fictive telle que « 00 (Personnel) ».

• Si vous êtes le seul administrateur de propriété et que vous quittez l’équipe de gestion, assurez-vous de désigner un deuxième administrateur de propriété avant votre départ

Lorsque la personne appartient à votre propriété, vous êtes prêt à lui attribuer un rôle.

1. Connectez-vous au système ButterflyMX OS

2. Cliquez sur votre immeuble

   

3. Allez dans Administrateurs dans la barre latérale gauche

   

4. Cliquez sur Ajouter un administrateur
5. À l’écran suivant, assurez-vous que le rôle « Type d’administrateur » affiche le rôle que vous souhaitez attribuer.
6. Dans le menu Utilisateur, choisissez la personne pour le rôle. Vous pouvez taper tout ou partie de son nom pour filtrer rapidement la liste.
7. Si vous attribuez un rôle d’administrateur d’unité, vous devez également sélectionner une ou plusieurs unités que cette personne doit gérer.
8. Lorsque vous avez terminé, utilisez le bouton Enregistrer en bas. Vous verrez une confirmation en haut de la page indiquant que le nouveau rôle a été ajouté.

🗑️ Supprimer un administrateur

Lorsqu’un administrateur quitte votre équipe ou n’a plus besoin d’accès :

1. Allez à l’onglet correspondant au rôle que vous souhaitez supprimer. Trouvez la personne et utilisez le lien Supprimer après son nom
2. S’ils n’ont plus besoin d’accès à l’immeuble, assurez-vous également qu’ils soient retirés de la section Locataires

💡 Bonnes pratiques

• Appliquez le principe du moindre privilège : Donnez aux administrateurs uniquement l’accès dont ils ont besoin
• Audits réguliers : Passez en revue les comptes administrateurs chaque trimestre et supprimez les utilisateurs inactifs
• Documentez les rôles : Gardez un registre de qui a accès administrateur et pourquoi
• Suppression immédiate : Retirez l’accès administrateur dès qu’une personne quitte votre équipe
• Comptes uniques : Ne partagez jamais les identifiants administrateur entre plusieurs personnes
• Formation : Assurez-vous que les nouveaux administrateurs comprennent leurs permissions et responsabilités
• Utilisez judicieusement les administrateurs d’unité : Dans les propriétés commerciales, donnez aux locataires un accès d’administrateur d’unité

🔐 Considérations de sécurité

• Retirez immédiatement l’accès administrateur lorsque des membres du personnel partent
• Encouragez tous les administrateurs à utiliser des mots de passe forts et uniques
• Examinez régulièrement les journaux d’accès pour détecter toute activité administrative inhabituelle
• Limitez le nombre de gestionnaires de propriété au personnel essentiel uniquement
• Utilisez des comptes de personnel plutôt que des administrateurs communautaires pour le personnel de la réception
• Vérifiez périodiquement que tous les administrateurs actifs ont toujours besoin de leur niveau d’accès