Contexte :

Les administrateurs de propriété et les administrateurs communautaires peuvent désormais gagner du temps en important plusieurs locataires à la fois grâce à la nouvelle fonction d’importation en masse dans le système ButterflyMX OS. Cette fonctionnalité vous permet de télécharger un fichier CSV contenant les informations des locataires au lieu d’ajouter les résidents un par un. Si vous souhaitez utiliser cette fonction en tant qu’administrateur de propriété ou administrateur communautaire, veuillez contacter votre gestionnaire de succès client ou le support pour activer cette fonctionnalité pour votre immeuble.

Avant de commencer

• Préparez un fichier CSV.
  • Les colonnes requises sont : prénom, nom, courriel et code d’unité.
  • S’il n’y a pas d’unités présentes dans l’immeuble, le numéro d’étage est également requis.
  • Téléchargez le modèle d’importation pour les unités standard ou les unités commerciales
    • Les modèles respectifs se trouvent en pièce jointe au bas de cet article

Comment importer des locataires

1. Connectez-vous au ButterflyMX OS
2. Allez dans Importations dans la barre latérale gauche

   • L’élément « Importations » dans la navigation de gauche mène à une page avec trois onglets, par défaut sur « Historique des importations ».

     

3. Cliquez sur « Nouvelle importation » sur la page
4. Choisissez un type d’importation - Unités standard ou Unités commerciales
   • Téléchargez le modèle d’importation pour les unités standard.
   • Téléchargez le modèle d’importation pour les unités commerciales.
5. Cliquez sur Parcourir les fichiers et sélectionnez votre fichier CSV préparé
6. Vérifiez l’aperçu de votre importation pour vous assurer que les données apparaissent correctement
   • Le système tentera de détecter automatiquement le type de données dans cette colonne et le sélectionnera pour vous.
     • S’il n’a pas trouvé de correspondance, le menu déroulant affichera « Assigner ».

   • Vous pouvez supprimer les lignes ou colonnes indésirables avant d’importer.

     

7. Une fois que tout est mappé, cliquez sur Suivant
8. Cliquez sur Importer (en bas) pour commencer le processus d’importation
9. Cliquez à nouveau sur Importer dans la fenêtre contextuelle de confirmation qui apparaît

10. Une fenêtre contextuelle vous indiquera que l’importation des locataires est en cours de traitement. Pour les importations importantes, le processus peut prendre jusqu’à 10 minutes. Vous pouvez fermer la fenêtre du navigateur à ce stade si vous le souhaitez.

    

11. Après quelques minutes, vous recevrez un courriel de notification indiquant que l’importation est terminée.
    1. Le modèle de courriel pour importation terminée inclut le nombre d’enregistrements réussis et échoués.

    2. Un lien apparaît uniquement s’il y a du travail à faire

       

    3. Le lien dans le courriel vous mène à un écran de révision montrant uniquement le fichier en contexte, sans en-têtes repliables.

       

       • Il y a un bouton Importer pour l’écran complet

Onglet Révision requise

1. L’onglet « Révision requise » affiche tous les fichiers avec des enregistrements en attente, chaque fichier dans sa propre section repliable. S’il n’y a qu’un seul fichier, il sera déplié par défaut.
   • Déplier un fichier montre tous les enregistrements de ce fichier qui nécessitent une révision.
2. La colonne Statut affiche les messages d’erreur.
   • S’il y a beaucoup de colonnes, une barre de défilement apparaîtra. La colonne Statut restera épinglée à l’affichage.

3. Une fois que vous modifiez un enregistrement, son statut passe à « Prêt pour l’importation ».

   

4. Une fois que vous avez révisé tous les enregistrements d’un fichier, vous pouvez les soumettre en lot.

Onglet Historique des importations

Vous pouvez consulter le statut des importations dans Historique des importations

1. Dans la liste d’historique, le lien du nom de fichier vous permet de télécharger le fichier.
2. Les utilisateurs importés avec succès seront comptés sous la colonne « Utilisateurs importés »
3. Si l’importation est terminée mais qu’il y a du travail à faire, vous verrez « Révision ». Les locataires avec des erreurs d’importation peuvent également être révisés sous « Révision requise »
   • Le point rouge indique qu’une importation passée nécessite votre attention.

4. Si vous avez précédemment téléchargé un fichier sans le soumettre à l’importation, vous verrez un bouton « Assigner » pour reprendre là où vous vous étiez arrêté.

   

Que se passe-t-il après l’importation

Une fois l’importation terminée :

• Tous les locataires apparaîtront dans votre liste de locataires dans ButterflyMX OS
• Les locataires recevront des invitations par courriel pour télécharger l’application ButterflyMX
• Les locataires peuvent immédiatement utiliser l’application pour ouvrir les portes, gérer les passes visiteurs et consulter l’historique des appels
• Vous pouvez modifier les informations individuelles des locataires au besoin depuis la page Locataires

Dépannage

Importation échouée ou avec erreurs

Si votre importation échoue, vérifiez ces problèmes courants :

• Les numéros d’unité ne correspondent pas : Vérifiez que les numéros d’unité dans votre CSV correspondent exactement aux unités créées dans ButterflyMX OS
• Format de courriel invalide : Assurez-vous que toutes les adresses courriel sont correctement formatées (nom@domaine.com)
• Entrées en double : Vérifiez que vous n’importez pas des locataires déjà existants dans le système
• Champs requis manquants : Toutes les colonnes (Prénom, Nom, Courriel, Téléphone, Unité) doivent contenir des valeurs
• Problème de format de fichier : Confirmez que votre fichier est enregistré au format .csv, pas .xlsx ou autre format

Certains locataires importés, d’autres non

Le processus d’importation ignorera les lignes avec erreurs et importera les entrées valides. Examinez le message d’erreur pour identifier quelles lignes ont échoué et pourquoi. Vous pouvez :

• Créer un nouveau CSV avec uniquement les entrées échouées après avoir corrigé les erreurs
• Ajouter manuellement les locataires restants via le flux standard Ajouter un résident

Les locataires ne reçoivent pas les invitations à l’application

Si les locataires ne reçoivent pas leurs invitations à l’application :

• Rappel : nous n’envoyons pas d’invitations avant 8h, heure locale
• Vérifiez que les adresses courriel dans votre CSV sont correctes
• Demandez aux locataires de vérifier leurs dossiers de spam/courrier indésirable
• Renvoyez les invitations individuellement depuis la page Résidents en cliquant sur les trois points à côté du nom du locataire et en sélectionnant « Renvoyer l’invitation »

Vous ne voyez pas le bouton Importer des locataires

Si vous ne voyez pas l’option Importer des locataires :

• Confirmez que vous avez les permissions d’administrateur de propriété ou d’administrateur communautaire
• Contactez votre représentant ButterflyMX pour activer le drapeau de fonctionnalité d’importation pour votre propriété
• Essayez de vous déconnecter puis reconnecter pour actualiser vos permissions

Bonnes pratiques

• 📊 Testez d’abord avec un petit lot : Importez initialement 5 à 10 locataires pour vous assurer que votre CSV est correctement formaté
• 🔍 Vérifiez bien les numéros d’unité : Les erreurs d’affectation d’unité sont l’erreur d’importation la plus courante
• 📧 Informez les locataires à l’avance : Prévenez les résidents qu’ils recevront des invitations à l’application
• 💾 Gardez une copie de sauvegarde : Enregistrez votre fichier CSV original au cas où vous auriez besoin de vous y référer plus tard
• ✅ Vérifiez après l’importation : Contrôlez quelques profils de locataires pour vous assurer que les informations ont été importées correctement