📌 Note : Toutes les personnes doivent d’abord être ajoutées à votre propriété en tant que locataires avant de pouvoir se voir attribuer un rôle d’administrateur. Si vous avez besoin d’aide pour ajouter quelqu’un en premier lieu, consultez Comment ajouter manuellement des locataires au système ButterflyMX OS.

Rôles d’administrateur en un coup d’œil

ButterflyMX propose quatre rôles d’administrateur destinés au personnel (en plus du rôle locataire par défaut) :

Administrateur de propriété

Les administrateurs de propriété ont le niveau d’accès le plus élevé dans une propriété. Ils peuvent gérer tous les accès à la propriété et les permissions dans l’application ButterflyMX OS.

⚠️ Chaque propriété doit avoir au moins un et pas plus de deux administrateurs de propriété à la fois.

Les administrateurs de propriété peuvent :

• Gérer tous les locataires, unités et paramètres d’accès dans toute la propriété
• Ajouter et retirer des administrateurs de n’importe quel rôle, y compris d’autres administrateurs communautaires
• Configurer l’interphone, les points d’entrée et les paramètres du bâtiment
• Consulter les journaux d’accès de toute la propriété
• Gérer les laissez-passer visiteurs et les codes PIN de livraison
• Envoyer des messages à l’ensemble du bâtiment

💡 Conseil : Si vous êtes le seul administrateur de propriété et que vous quittez l’équipe de gestion, assurez-vous d’attribuer un deuxième administrateur de propriété avant votre départ.

Administrateur communautaire

Les administrateurs communautaires peuvent gérer l’accès à la propriété et les permissions des applications pour les personnes ayant des rôles plus restreints dans la propriété — notamment les administrateurs d’unité et les agents à la réception.

Les administrateurs communautaires peuvent :

• Ajouter et retirer des administrateurs d’unité et des agents à la réception
• Gérer l’accès et les permissions des locataires
• Consulter les journaux d’accès
• Envoyer des messages à l’ensemble du bâtiment
• Gérer les laissez-passer visiteurs et les codes PIN de livraison

Les administrateurs communautaires ne peuvent pas :

• Ajouter ou retirer d’autres administrateurs communautaires ou des administrateurs de propriété
• Accéder aux paramètres de configuration au niveau de la propriété (comme la configuration de l’interphone)

Administrateur d’unité

Les administrateurs d’unité gèrent l’accès pour une unité spécifique ou un ensemble d’unités — le plus souvent utilisé dans les immeubles commerciaux où un gestionnaire de bureau doit contrôler l’accès à sa propre suite.

Les administrateurs d’unité peuvent :

• Ajouter et retirer des locataires dans leur(s) unité(s) assignée(s)
• Créer et gérer des laissez-passer visiteurs pour leur unité
• Consulter les journaux d’entrée de leur unité
• Envoyer des messages aux membres de leur(s) unité(s) assignée(s)
• Mettre à jour les informations de l’annuaire de leur unité

Les administrateurs d’unité ne peuvent pas :

• Voir ou gérer d’autres unités
• Accéder aux paramètres de toute la propriété
• Ajouter ou retirer des administrateurs communautaires ou des administrateurs de propriété
• Configurer l’interphone ou les points d’entrée
• Consulter les journaux d’accès de tout l’immeuble

💡 Conseil : Le rôle d’administrateur d’unité est idéal pour les propriétés commerciales où les locataires d’affaires individuels doivent gérer leur propre espace de façon autonome.

Agent à la réception

Les agents à la réception travaillent principalement avec l’application Poste d’accueil pour gérer l’accès des visiteurs et communiquer avec les locataires. Ce rôle convient parfaitement au personnel de conciergerie, aux portiers et au personnel de sécurité.

Les agents à la réception peuvent :

• Se connecter et utiliser l’application Poste d’accueil
• Gérer l’accès des visiteurs (autoriser ou refuser l’entrée)
• Communiquer avec les locataires via le Poste d’accueil
• Voir des informations limitées sur les accès et visiteurs dans le Poste d’accueil
• Envoyer des messages de groupe via ButterflyMX OS

Les agents à la réception ne peuvent pas :

• Gérer les locataires, unités ou rôles d’administrateur
• Accéder aux paramètres de configuration au niveau de la propriété ou de l’unité
• Consulter les journaux d’accès complets de tout l’immeuble en dehors du Poste d’accueil

Résumé des permissions par rôle

🔶 = Accès limité (s’applique uniquement à l’unité assignée)

Conseils pour l’attribution des rôles

• Appliquez le principe du moindre privilège — donnez à chaque personne uniquement l’accès dont elle a besoin pour faire son travail.
• Limitez le nombre d’administrateurs de propriété aux personnes essentielles. Rappelez-vous, seulement deux sont permis par propriété.
• Utilisez le rôle d’agent à la réception (et non administrateur communautaire) pour le personnel à la réception et de conciergerie.
• Utilisez le rôle d’administrateur d’unité pour les locataires commerciaux, comme les gestionnaires de bureau, qui doivent gérer leur propre suite.
• Faites régulièrement un audit des accès administrateurs et retirez rapidement les accès lorsqu’un membre du personnel quitte.