Contexte :
Les administrateurs de propriété (anciennement administrateurs d’immeuble) et les membres du personnel disposent de permissions spéciales pour gérer votre propriété dans le ButterflyMX OS. Cet article explique comment ajouter, modifier et supprimer des comptes administrateurs, ainsi que comprendre les différents rôles et permissions des administrateurs.
Comprendre les rôles d’administrateur
ButterflyMX offre différents niveaux d’accès administratif :
- Administrateur de l’entreprise : Accès complet à toutes les propriétés et paramètres de votre portefeuille
- Administrateur de propriété : gérer tout l’accès à la propriété et les permissions de l’application. Chaque propriété doit avoir au moins un, mais pas plus de deux utilisateurs avec ce rôle. Les administrateurs de propriété sont les seuls à pouvoir ajouter d’autres administrateurs communautaires.
- Administrateur communautaire : gérer l’accès à la propriété et les permissions de l’application pour les personnes (personnel et locataires) ayant des rôles plus restrictifs dans la propriété. Les administrateurs communautaires ne peuvent ajouter que d’autres administrateurs d’unité et des réceptionnistes.
- Administrateur d’unité : gérer les locataires appartenant à leur unité spécifiée, généralement dans les immeubles commerciaux avec des administrateurs de bureau
- Réceptionniste : Dans l’application Front Desk Station, ces membres du personnel gèrent l’accès des visiteurs et communiquent avec les locataires.
👥 Ajouter un administrateur
Assurez-vous d’avoir les permissions d’administrateur de propriété et que la personne appartient à votre immeuble ; si ce n’est pas le cas, vous devrez l’ajouter d’abord. Pour l’ajouter, allez dans la section « Locataires » dans le ButterflyMX OS, choisissez « Ajouter un locataire », et remplissez le formulaire. S’il n’y a pas d’unité réellement occupée par le personnel de la propriété, ils sont généralement assignés à une unité fictive telle que « 00 (Personnel) ».
- Si vous êtes le seul administrateur de propriété et que vous quittez l’équipe de gestion, veuillez vous assurer de nommer un second administrateur de propriété avant votre départ
Lorsque la personne appartient à votre propriété, vous êtes prêt à lui assigner un rôle.
- Connectez-vous au ButterflyMX OS
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Cliquez sur votre immeuble
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Allez dans Administrateurs dans la barre latérale gauche
- Cliquez sur Ajouter un administrateur
- Dans le menu Utilisateur, choisissez la personne pour le rôle. Vous pouvez taper tout ou partie de leur nom pour filtrer rapidement la liste.
- Si vous assignez un rôle d’administrateur d’unité, vous devez également sélectionner une ou plusieurs unités que cette personne devra gérer.
- Lorsque vous avez terminé, utilisez le bouton Enregistrer en bas. Vous verrez une confirmation en haut de la page indiquant que le nouveau rôle a été ajouté.
🗑️ Supprimer un administrateur
Lorsqu’un administrateur quitte votre équipe ou n’a plus besoin d’accès :
- Allez dans l’onglet du rôle que vous souhaitez supprimer. Trouvez la personne et utilisez le lien Supprimer après son nom
- S’ils n’ont plus besoin d’accès à l’immeuble, assurez-vous également qu’ils sont retirés de la section Locataires
🏢 Comprendre les administrateurs d’unité
Les administrateurs d’unité sont généralement utilisés dans les propriétés commerciales où les entreprises individuelles doivent gérer leur propre espace :
Ce que les administrateurs d’unité peuvent faire :
- Gérer l’accès uniquement pour leur unité spécifique
- Créer et gérer les laissez-passer visiteurs pour leur unité
- Voir les journaux d’entrée pour leur unité
- Ajouter ou supprimer des membres du personnel au sein de leur unité
- Mettre à jour les informations de l’annuaire de leur unité
Ce que les administrateurs d’unité ne peuvent pas faire :
- Accéder aux informations des autres unités
- Gérer les paramètres à l’échelle de la propriété
- Ajouter ou supprimer des administrateurs communautaires
- Configurer les paramètres de l’interphone
- Voir les journaux d’accès à l’échelle de l’immeuble
💡 Bonnes pratiques
- Utilisez le principe du moindre privilège : Donnez aux administrateurs uniquement l’accès dont ils ont besoin
- Audits réguliers : Passez en revue les comptes administrateurs trimestriellement et supprimez les utilisateurs inactifs
- Documentez les rôles : Gardez un enregistrement de qui a accès administrateur et pourquoi
- Suppression immédiate : Retirez l’accès administrateur dès qu’une personne quitte votre équipe
- Comptes uniques : Ne partagez jamais les identifiants de connexion administrateur entre plusieurs personnes
- Formation : Assurez-vous que les nouveaux administrateurs comprennent leurs permissions et responsabilités
- Utilisez judicieusement les administrateurs d’unité : Dans les propriétés commerciales, donnez aux locataires un accès d’administrateur d’unité
🔐 Considérations de sécurité
- Retirez immédiatement l’accès administrateur lorsque les membres du personnel partent
- Encouragez tous les administrateurs à utiliser des mots de passe forts et uniques
- Examinez régulièrement les journaux d’accès pour détecter une activité administrative inhabituelle
- Limitez le nombre de gestionnaires de propriété au personnel essentiel uniquement
- Utilisez des comptes de personnel plutôt que des administrateurs communautaires pour le personnel de la réception
- Vérifiez périodiquement que tous les administrateurs actifs ont toujours besoin de leur niveau d’accès