La fonctionnalité d’importation comporte deux onglets :

• Locataires : ajoutez de nouveaux locataires et mettez à jour ceux qui existent déjà.
• Logements : ajoutez les logements de votre immeuble, avec ou sans locataires.

Avant de commencer

• Vous n’avez pas besoin de reformater votre fichier. Vous pouvez téléverser un fichier CSV, Excel (.xlsx ou .xls) ou PDF.
• Les fichiers peuvent contenir jusqu’à 20 Mo et 10 000 lignes. Si votre liste est plus volumineuse, divisez-la en fichiers plus petits et téléversez-les un à la fois.
• Votre fichier doit comporter une ligne d’en-tête (noms des colonnes) au-dessus des données.
• Pour chaque locataire, nous avons besoin des renseignements suivants :
  1. Prénom
  2. Nom
  3. Numéro du logement
  4. Étage, pour les logements qui ne sont pas encore dans le système ButterflyMX
  5. Adresse courriel ou numéro de téléphone (ou les deux)
• Pour chaque logement, nous avons besoin des renseignements suivants :
  1. Numéro du logement
  2. Étage, pour les logements qui ne sont pas encore dans le système ButterflyMX
• Renseignements facultatifs que vous pouvez inclure pour les locataires : numéro de messagerie texte, date d’emménagement, date de déménagement, nom dans le répertoire, identifiant du résident, téléphone dans le logement, NIP, personne-ressource du logement et nom de l’entreprise (pour les logements commerciaux).
• Vous n’avez pas de fichier? Téléchargez notre modèle à partir de l’écran de téléversement. Un modèle est offert pour les logements standard et, dans les immeubles comprenant des logements commerciaux, un modèle distinct est offert pour les logements commerciaux.

Comment importer des locataires

1. Connectez-vous à ButterflyMX OS
2. Accédez à l’écran de la liste des Locataires et cliquez sur Importer des locataires (sous Ajouter un locataire).
   • La page Importer s’ouvre dans l’onglet Locataires.
3. Si votre immeuble comporte des logements commerciaux, choisissez où ces locataires habitent ou travaillent : Appartements ou Bureaux et logements commerciaux.
4. Cliquez sur Parcourir les fichiers et sélectionnez votre fichier, ou faites-le glisser dans la zone de téléversement.
   • Le téléversement commence automatiquement. Le message « Lecture de votre fichier » s’affiche pendant que nous ouvrons le fichier, trouvons vos colonnes et vérifions les logements et les coordonnées. Cela prend habituellement quelques secondes.
5. Répondez aux questions rapides, au besoin seulement.
   • Le système associe automatiquement vos colonnes, même si leur nom est différent (par exemple, « App. », « Suite » ou « Cellulaire »).
   • S’il manque quelque chose, la section « Quelques questions rapides » s’affiche, par exemple : Quelle colonne contient l’adresse courriel ou le numéro de téléphone? Sélectionnez la colonne de votre fichier ou choisissez Mon fichier ne contient pas cette information.
   • Vous pouvez également modifier toute colonne que nous avons associée ou la définir comme Ne pas importer.
   • Cliquez sur Continuer.
6. Vérifiez votre importation.
   • Dans le haut de l’écran, vous verrez le nombre de locataires et de logements trouvés, ainsi que le nombre de problèmes à vérifier.
   • Chaque ligne affiche un état :
     • ✓ Prêt : la ligne sera importée.
     • Ambre Attention requise : le locataire n’a pas d’adresse courriel ni de numéro de téléphone. Il peut tout de même être importé.
     • Rouge Correction requise : quelque chose doit être corrigé avant que cette ligne puisse être importée. Le problème s’affiche directement sous le champ, par exemple « Vérifiez cette adresse courriel » ou « Ajoutez un nom de famille ».
   • Cliquez sur n’importe quel champ pour le modifier directement dans le tableau. Une fois le problème corrigé, la ligne passe à l’état Prêt.
   • Utilisez la barre de recherche pour trouver un locataire par nom, logement, adresse courriel ou numéro de téléphone, ou activez Afficher uniquement les erreurs.
   • Si une colonne contient les mauvais renseignements, cliquez sur son en-tête pour la remplir à partir d’une autre colonne de votre fichier ou choisissez Ne pas importer cette colonne.
   • Pour exclure des lignes, sélectionnez-les et cliquez sur Ignorer la sélection.
7. Cliquez sur Importer au bas de l’écran.
   • Si certaines lignes doivent encore être corrigées, le bouton indique combien de lignes sont prêtes (par exemple, Importer 45 sur 50). Vous pouvez importer les lignes prêtes maintenant et corriger les autres plus tard.
8. Si certains locataires n’ont pas d’adresse courriel ni de numéro de téléphone, une fenêtre contextuelle Coordonnées manquantes s’affiche. Ces locataires ne pourront pas recevoir d’appels à l’interphone ni utiliser l’application ButterflyMX. Cliquez sur Continuer quand même pour les importer, ou sur Fermer pour revenir en arrière et ajouter leurs coordonnées.
9. Dans la fenêtre contextuelle Une dernière vérification, vérifiez le nombre de locataires qui seront ajoutés ou mis à jour, puis cliquez sur Importer [number] locataires.
   • Les locataires qui se trouvent déjà dans l’immeuble sont mis à jour et non dupliqués.
   • Les lignes qui nécessitent encore une attention restent sur l’écran de vérification afin que vous puissiez les corriger et les importer plus tard.
10. Le message « Importation de vos locataires » s’affiche. Vous pouvez quitter cette page à ce moment; l’importation se poursuit en arrière-plan.
    • La liste des locataires affiche une bannière « Importation de vos locataires… » et s’actualise automatiquement lorsque l’importation est terminée.

Comment importer des logements

Utilisez l’importation des logements pour configurer les logements de votre immeuble avant d’ajouter des locataires. Vous pouvez également ignorer cette étape : les nouveaux logements d’une importation de locataires sont créés automatiquement, à condition que le fichier contienne un étage.

1. Connectez-vous à ButterflyMX OS.
2. Accédez à l’écran de la liste des Logements et cliquez sur Importer des logements (à côté de Ajouter un logement).
   • Vous pouvez également ouvrir la page Importer et sélectionner l’onglet Logements.
3. Si votre immeuble comporte des logements commerciaux, choisissez si ces logements sont des Appartements ou des Bureaux et logements commerciaux.
4. Cliquez sur Parcourir les fichiers et sélectionnez votre fichier.
   • Incluez le numéro et l’étage de chaque logement. Vous pouvez également inclure le nom de l’entreprise (pour les logements commerciaux) et le numéro de téléphone dans le logement.
5. Répondez aux questions rapides concernant vos colonnes, puis cliquez sur Continuer.
6. Vérifiez vos logements.
   • Les logements qui se trouvent déjà dans l’immeuble sont marqués « Déjà dans cet immeuble, sera ignoré ». Les logements existants ne sont jamais modifiés.
   • Corrigez les lignes marquées Correction requise, comme un étage manquant (« Obligatoire »).
   • Utilisez la barre de recherche pour trouver un logement par numéro, étage ou téléphone.
7. Cliquez sur Importer, puis sur Importer [number] logements dans la fenêtre contextuelle de confirmation.
8. Le message « Importation de vos logements » s’affiche. Vous pouvez quitter cette page pendant l’importation.

Lignes à vérifier et historique des importations

Lignes nécessitant votre vérification

Si certaines lignes n’ont pas été importées, une bannière s’affiche dans le haut de la liste des locataires (ou de la liste des logements), par exemple : « 3 lignes de votre dernière importation doivent être vérifiées ».

• Cliquez sur Vérifier pour ouvrir ces lignes, les corriger et les importer.
• Cliquez sur Ignorer si vous ne souhaitez pas les importer.

Historique des importations

Vous pouvez voir chaque liste téléversée pour votre immeuble sous Historique des importations. Cliquez sur Historique des importations dans l’écran de téléversement pour l’ouvrir.

• L’historique affiche la date, le fichier, la personne qui l’a téléversé, son état et le nombre de locataires (ou de logements) importés.
• Les états comprennent Lecture du fichier, En attente de vos réponses, Prêt pour vérification, Importation, Importé et Impossible de lire le fichier.
• Si une importation est terminée, mais que certaines lignes nécessitent encore une attention, le message « Importé, [number] lignes à vérifier » s’affiche avec un bouton Vérifier.
• Si vous avez téléversé un fichier, mais n’avez pas terminé son importation, cliquez sur Ouvrir pour reprendre là où vous vous êtes arrêté.
• Les importations effectuées avec l’ancienne importation CSV apparaissent également ici.

Ce qui se passe après l’importation

Une fois l’importation terminée :

• Tous les locataires importés apparaissent dans votre liste des locataires de ButterflyMX OS.
• Les nouveaux locataires ayant une adresse courriel reçoivent une invitation pour configurer leur compte et télécharger l’application ButterflyMX.
• Les locataires peuvent immédiatement utiliser l’application pour ouvrir les portes, gérer les laissez-passer des visiteurs et consulter l’historique des appels.
• Les locataires existants sont mis à jour avec les noms, les numéros de téléphone et les dates de déménagement indiqués dans votre fichier, et aucun doublon n’est créé. Une adresse courriel déjà enregistrée n’est jamais remplacée.
• Les locataires sans adresse courriel ni numéro de téléphone sont ajoutés à l’immeuble, mais ils ne peuvent pas recevoir d’appels à l’interphone ni utiliser l’application tant que vous n’avez pas ajouté leurs coordonnées.
• Vous pouvez modifier au besoin les renseignements individuels d’un locataire à partir de la page Locataires.

Dépannage

Nous n’avons pas pu lire ce fichier

Si votre fichier ne peut pas être lu, un message expliquant pourquoi s’affiche :

• Fichier trop volumineux : les fichiers peuvent contenir jusqu’à 20 Mo.
• Plus de 10 000 lignes : divisez le fichier en fichiers plus petits et téléversez-les un à la fois.
• Trop de colonnes : supprimez les colonnes dont vous n’avez pas besoin et réessayez.
• Aucun locataire trouvé : vérifiez que le fichier comporte une ligne d’en-tête et au moins un locataire.
• Format non pris en charge : enregistrez votre fichier au format CSV, Excel ou PDF. Si le fichier ne peut toujours pas être lu, utilisez notre modèle.

Problèmes courants sur l’écran de vérification

• « Correspond à App. 100, Bureau 100, utilisez le numéro complet du logement » : le numéro de logement de votre fichier correspond à plus d’un logement. Saisissez le numéro complet du logement tel qu’il apparaît dans ButterflyMX OS.
• « Obligatoire » sous Étage : le logement ne se trouve pas encore dans le système ButterflyMX; nous avons donc besoin de son étage pour le créer.
• « Vérifiez cette adresse courriel » ou « Vérifiez ce numéro » : l’adresse courriel ou le numéro de téléphone n’est pas dans un format valide. Les numéros de téléphone peuvent contenir des espaces, des tirets ou des parenthèses.
• « Même adresse courriel que la ligne [number] » ou « Même téléphone que la ligne [number] » : deux lignes contiennent les mêmes coordonnées. S’il s’agit de la même personne, ignorez l’une des lignes. Si deux personnes différentes partagent une adresse courriel, ajoutez un numéro de téléphone pour la deuxième personne; elles seront importées séparément et associées au moyen du numéro de téléphone.
• « Adresse courriel déjà utilisée » : cette adresse courriel appartient à un autre compte ButterflyMX. Vérifiez l’adresse courriel avec le locataire.
• « Déjà dans ce logement » : ce locataire se trouve déjà dans ce logement.
• « Utilisez 4 ou 6 chiffres » ou « Trop facile à deviner » : les NIP doivent comporter 4 ou 6 chiffres et ne peuvent pas être des suites simples.

Certains locataires ont été importés, mais pas les autres

L’importation ajoute chaque ligne prête et conserve les autres pour que vous les vérifiiez. Ouvrez-les à partir de la bannière de la liste des locataires ou de l’Historique des importations, corrigez les problèmes et cliquez sur Importer. Vous pouvez également ajouter manuellement les locataires restants au moyen du processus standard Ajouter un locataire.

Les locataires ne reçoivent pas les invitations à utiliser l’application

Si les locataires ne reçoivent pas leurs invitations à utiliser l’application :

• Veuillez noter que nous n’envoyons pas d’invitations avant 8 h, heure locale.
• Les locataires importés sans adresse courriel ne reçoivent pas d’invitation. Ajoutez leur adresse courriel à partir de la page Locataires.
• Vérifiez que les adresses courriel de votre fichier sont exactes.
• Demandez aux locataires de vérifier leurs dossiers de pourriels ou de courrier indésirable.
• Renvoyez les invitations individuellement à partir de la page Locataires en cliquant sur les trois points à côté du nom du locataire et en sélectionnant « Renvoyer l’invitation ».

Le bouton Importer des locataires ne s’affiche pas

Si l’option Importer des locataires ou Importer des logements ne s’affiche pas :

• Vérifiez que vous disposez des autorisations d’administrateur immobilier ou d’administrateur de communauté.
• Essayez de vous déconnecter, puis de vous reconnecter pour actualiser vos autorisations.

Bonnes pratiques

• Commencez par tester un petit lot : importez d’abord 5 à 10 locataires pour voir comment votre fichier est lu.
• Vérifiez les numéros de logement : utilisez le numéro complet du logement tel qu’il apparaît dans ButterflyMX OS, particulièrement si votre immeuble comporte des numéros de logement similaires (par exemple, « App. 100 » et « Bureau 100 »).
• Incluez une adresse courriel ou un numéro de téléphone pour chaque locataire : les locataires ont besoin d’une adresse courriel pour utiliser l’application ButterflyMX et d’un numéro de téléphone pour recevoir des appels à l’interphone.
• Importez d’abord les logements dans un nouvel immeuble : configurez vos logements avec leurs étages, puis importez vos locataires.
• Avisez les locataires à l’avance : informez les résidents qu’ils recevront des invitations à utiliser l’application.
• Conservez une copie de sauvegarde : enregistrez votre fichier original au cas où vous auriez besoin de le consulter plus tard.
• Vérifiez après l’importation : vérifiez quelques profils de locataires pour vous assurer que les renseignements ont été importés correctement.