Guía de referencia: Guía de asignación de roles de ButterflyMX

Comprendiendo los roles de administrador

ButterflyMX ofrece diferentes niveles de acceso administrativo. Para un desglose completo y detallado de los permisos de los roles de administrador, consulte este artículo. Aquí hay una visión general de alto nivel de los diferentes roles de administrador: 

• Administrador de la propiedad: gestiona todo el acceso a la propiedad y los permisos de la aplicación. Cada propiedad debe tener al menos un usuario, pero no más de dos, con este rol. Los administradores de la propiedad son el único rol que puede agregar otros administradores comunitarios.
• Administrador comunitario: gestiona el acceso a la propiedad y los permisos de la aplicación para personas (personal e inquilinos) con roles más restrictivos en la propiedad. Los administradores comunitarios solo pueden agregar otros administradores de unidad y recepcionistas.
• Administrador de unidad: gestiona qué inquilinos pertenecen a su unidad especificada, típicamente en edificios comerciales con administradores de oficinas
• Recepcionista: En la aplicación Front Desk Station, estos miembros del personal gestionan el acceso de visitantes y se comunican con los inquilinos.

👥 Agregar un administrador

Asegúrese de tener permisos de administrador de la propiedad y que la persona pertenezca a su edificio; si no es así, deberá agregarla primero. Para agregarla, vaya a la sección “Inquilinos” en ButterflyMX OS, elija “Agregar inquilino” y complete el formulario. Si no hay una unidad realmente ocupada por personal de la propiedad, normalmente se les asigna una unidad de marcador de posición como “00 (Personal).”

• Si usted es el único administrador de la propiedad y va a dejar el equipo de gestión, asegúrese de asignar un segundo administrador de la propiedad antes de irse

Cuando la persona pertenece a su propiedad, estará listo para asignar un rol.

1. Inicie sesión en el ButterflyMX OS

2. Haga clic en su edificio

   

3. Navegue a Administradores en la barra lateral izquierda

   

4. Haga clic en Agregar administrador
5. En la siguiente pantalla, asegúrese de que el rol “Tipo de administrador” muestre el rol que desea asignar.
6. En el menú Usuario, elija a la persona para el rol. Puede escribir todo o parte de su nombre para filtrar rápidamente la lista.
7. Si está asignando un rol de administrador de unidad, también debe seleccionar una o más unidades para que esta persona administre.
8. Cuando termine, use el botón Guardar en la parte inferior. Verá una confirmación en la parte superior de la página de que se agregó el nuevo rol.

🗑️ Eliminar un administrador

Cuando un administrador deja su equipo o ya no necesita acceso:

1. Vaya a la pestaña del rol que desea eliminar. Encuentre a la persona y use el enlace Eliminar después de su nombre
2. Si tampoco necesitan acceso al edificio, asegúrese de que también se les haya movido fuera de la sección Inquilinos

💡 Mejores prácticas

• Use el principio de menor privilegio: Dé a los administradores solo el acceso que necesitan
• Auditorías regulares: Revise las cuentas de administradores trimestralmente y elimine usuarios inactivos
• Documente los roles: Mantenga un registro de quién tiene acceso de administrador y por qué
• Eliminación inmediata: Elimine el acceso de administrador tan pronto como alguien deje su equipo
• Cuentas únicas: Nunca comparta las credenciales de inicio de sesión de administrador entre varias personas
• Capacitación: Asegúrese de que los nuevos administradores entiendan sus permisos y responsabilidades
• Use los administradores de unidad sabiamente: En propiedades comerciales, otorgue acceso de administrador de unidad a inquilinos

🔐 Consideraciones de seguridad

• Elimine el acceso de administrador inmediatamente cuando los miembros del personal se vayan
• Incentive a todos los administradores a usar contraseñas fuertes y únicas
• Revise los registros de acceso regularmente para detectar actividad inusual de administradores
• Limite el número de administradores de la propiedad solo al personal esencial
• Use cuentas de personal en lugar de Administrador comunitario para el personal de recepción
• Verifique periódicamente que todos los administradores activos aún necesiten su nivel de acceso