Contexto:

Los administradores de propiedades y los administradores de comunidades ahora pueden ahorrar tiempo importando múltiples inquilinos a la vez usando la nueva función de importación masiva en ButterflyMX OS. Esta función permite subir un archivo CSV con la información de los inquilinos en lugar de agregar residentes uno por uno. Si está interesado en usar esta función como Administrador de Propiedad o Administrador de Comunidad, por favor comuníquese con su Gerente de Éxito del Cliente o Soporte para habilitar esta función para su edificio.

Antes de comenzar

• Prepare un archivo CSV.
  • Las columnas requeridas son: nombre, apellido, correo electrónico y código de unidad.
  • Si no hay unidades presentes en el edificio, también se requiere el número de piso.
  • Descargue la plantilla de importación para Unidades Estándar o Unidades Comerciales
    • Las plantillas respectivas se pueden encontrar adjuntas al final de este artículo

Cómo importar inquilinos

1. Inicie sesión en el ButterflyMX OS
2. Navegue a Importaciones en la barra lateral izquierda

   • El ítem "Importaciones" en la navegación izquierda lleva a una página con tres pestañas, por defecto en "Historial de importaciones".

     

3. Haga clic en "Nueva importación" en la página
4. Elija un tipo de importación - Unidades Estándar o Unidades Comerciales
   • Descargue la plantilla de importación para Unidades Estándar.
   • Descargue la plantilla de importación para Unidades Comerciales.
5. Haga clic en Examinar archivos y seleccione su archivo CSV preparado
6. Revise la vista previa de su importación para asegurarse de que los datos aparezcan correctamente
   • El sistema intentará detectar automáticamente el tipo de dato en esa columna y seleccionarlo por usted.
     • Si no encontró una coincidencia, el desplegable mostrará "Asignar".

   • Puede eliminar filas o columnas no deseadas antes de importar.

     

7. Una vez que todo esté mapeado, haga clic en Siguiente
8. Haga clic en Importar (en la parte inferior) para comenzar el proceso de importación
9. Haga clic en Importar nuevamente en la ventana emergente de confirmación que aparece

10. Verá una ventana emergente indicando que la importación de inquilinos está en proceso. Para importaciones grandes, el proceso puede tardar hasta 10 minutos. Puede cerrar la ventana del navegador en este punto si lo desea.

    

11. Después de unos minutos, recibirá una notificación por correo electrónico de que la importación ha finalizado.
    1. La plantilla de correo electrónico para importación completada incluye tanto el conteo de registros exitosos como fallidos.

    2. Un enlace aparece solo si hay trabajo por hacer

       

    3. El enlace del correo electrónico lo lleva a una pantalla de revisión que muestra solo el archivo en contexto, sin encabezados plegables.

       

       • Hay un botón Importar para la pantalla completa

Pestaña Revisión requerida

1. La pestaña "Revisión requerida" muestra todos los archivos con registros pendientes, con cada archivo en su propia sección plegable. Si solo hay un archivo, se expandirá por defecto.
   • Expandir un archivo muestra todos los registros en ese archivo que requieren revisión.
2. La columna Estado muestra cualquier mensaje de error.
   • Si tiene muchas columnas, habrá una barra de desplazamiento. La columna Estado permanecerá fija a la vista.

3. Una vez que edite un registro, su estado cambia a "Listo para importar".

   

4. Una vez que haya revisado todos los registros de un archivo, puede enviarlos en lote.

Pestaña Historial de importaciones

Puede revisar el estado de la(s) importación(es) en Historial de importaciones

1. En la lista de historial, el enlace del nombre del archivo le permite descargar el archivo.
2. Los usuarios importados con éxito se contarán bajo la columna "Usuarios importados"
3. Si la importación terminó pero hay trabajo por hacer, verá "Revisar". Los inquilinos con errores en la importación también pueden ser revisados bajo "Revisión requerida"
   • El punto rojo indica que una importación pasada necesita su atención.

4. Si previamente cargó un archivo sin enviarlo para importación, verá un botón "Asignar" para continuar donde lo dejó.

   

Qué sucede después de la importación

Una vez que la importación está completa:

• Todos los inquilinos aparecerán en su lista de Inquilinos en ButterflyMX OS
• Los inquilinos recibirán invitaciones por correo electrónico para descargar la aplicación ButterflyMX
• Los inquilinos pueden usar inmediatamente la aplicación para abrir puertas, gestionar pases de visitantes y ver el historial de llamadas
• Puede editar la información individual de los inquilinos según sea necesario desde la página de Inquilinos

Solución de problemas

La importación falló o muestra errores

Si su importación falla, revise estos problemas comunes:

• Los números de unidad no coinciden: Verifique que los números de unidad en su CSV coincidan exactamente con las unidades creadas en ButterflyMX OS
• Formato de correo electrónico inválido: Asegúrese de que todas las direcciones de correo electrónico estén correctamente formateadas (nombre@dominio.com)
• Entradas duplicadas: Verifique que no esté importando inquilinos que ya existen en el sistema
• Faltan campos obligatorios: Todas las columnas (Nombre, Apellido, Correo electrónico, Teléfono, Unidad) deben tener valores
• Problema con el formato del archivo: Confirme que su archivo esté guardado como .csv, no .xlsx u otros formatos

Algunos inquilinos se importaron, otros no

El proceso de importación omitirá filas con errores e importará las entradas válidas. Revise el mensaje de error para identificar qué filas fallaron y por qué. Puede:

• Crear un nuevo CSV solo con las entradas fallidas después de corregir los errores
• Agregar manualmente los inquilinos restantes mediante el flujo estándar de Agregar residente

Los inquilinos no reciben invitaciones de la aplicación

Si los inquilinos no están recibiendo sus invitaciones de la aplicación:

• Recuerde que no enviamos invitaciones hasta las 8 a.m. hora local
• Verifique que las direcciones de correo electrónico en su CSV sean correctas
• Pida a los inquilinos que revisen sus carpetas de spam/correo no deseado
• Reenviar invitaciones individualmente desde la página de Residentes haciendo clic en los tres puntos junto al nombre del inquilino y seleccionando "Reenviar invitación"

No ve el botón Importar inquilinos

Si no ve la opción Importar inquilinos:

• Confirme que tiene permisos de Administrador de Propiedad o Administrador de Comunidad
• Contacte a su representante de ButterflyMX para habilitar la función de importación para su propiedad
• Intente cerrar sesión y volver a ingresar para actualizar sus permisos

Mejores prácticas

• 📊 Pruebe primero con un lote pequeño: Importe inicialmente de 5 a 10 inquilinos para asegurarse de que su CSV esté formateado correctamente
• 🔍 Verifique dos veces los números de unidad: La asignación incorrecta de unidades es el error de importación más común
• 📧 Notifique a los inquilinos con anticipación: Informe a los residentes que recibirán invitaciones para la aplicación
• 💾 Guarde una copia de seguridad: Guarde su archivo CSV original por si necesita consultarlo más adelante
• ✅ Verifique después de la importación: Revise algunos perfiles de inquilinos para asegurarse de que la información se importó correctamente