ButterflyMX ofrece varios roles de administrador (personal), cada uno con un nivel diferente de acceso al ButterflyMX OS y aplicaciones relacionadas. Este artículo detalla lo que cada rol puede y no puede hacer, para que puedas asignar el nivel adecuado de acceso a las personas correctas en tu propiedad.
📌 Nota: Todas las personas deben ser agregadas primero a tu propiedad como inquilinos antes de poder asignarles un rol de administrador. Si necesitas ayuda para agregar a alguien primero, consulta Cómo Agregar Manualmente Inquilinos al ButterflyMX OS.
Roles de Administrador de un Vistazo
ButterflyMX tiene cuatro roles de administrador orientados al personal (además del rol predeterminado de inquilino):
| Rol | Aplicación Principal | Ideal Para |
|---|---|---|
| Administrador de Propiedad | ButterflyMX OS | Administradores de propiedad con control total |
| Administrador Comunitario | ButterflyMX OS | Personal en sitio con necesidades de gestión diaria |
| Administrador de Unidad | ButterflyMX OS | Gerentes de oficina en edificios comerciales |
| Recepcionista | Estación de Recepción | Conserjes, porteros y personal de seguridad |
Administrador de Propiedad
Los Administradores de Propiedad tienen el nivel más alto de acceso en una propiedad. Pueden gestionar todo el acceso a la propiedad y los permisos de las aplicaciones dentro del ButterflyMX OS.
⚠️ Cada propiedad debe tener al menos uno y no más de dos Administradores de Propiedad al mismo tiempo.
Los Administradores de Propiedad pueden:
- Gestionar todos los inquilinos, unidades y configuraciones de acceso en toda la propiedad
- Agregar y eliminar administradores de cualquier rol, incluidos otros Administradores Comunitarios
- Configurar intercomunicadores, puntos de entrada y ajustes del edificio
- Ver registros de acceso de toda la propiedad
- Gestionar Pases de Visitantes y PINs de entrega
- Enviar mensajes a toda la propiedad
💡 Consejo: Si eres el único Administrador de Propiedad y vas a dejar el equipo de gestión, asegúrate de asignar un segundo Administrador de Propiedad antes de irte.
Administrador Comunitario
Los Administradores Comunitarios pueden gestionar el acceso a la propiedad y los permisos de la aplicación para personas con roles más restringidos en la propiedad — específicamente Administradores de Unidad y Recepcionistas.
Los Administradores Comunitarios pueden:
- Agregar y eliminar Administradores de Unidad y Recepcionistas
- Gestionar el acceso y permisos de inquilinos
- Ver registros de acceso
- Enviar mensajes a toda la propiedad
- Gestionar Pases de Visitantes y PINs de entrega
Los Administradores Comunitarios no pueden:
- Agregar o eliminar otros Administradores Comunitarios o Administradores de Propiedad
- Acceder a configuraciones a nivel de propiedad (como la configuración del intercomunicador)
Administrador de Unidad
Los Administradores de Unidad gestionan el acceso para una unidad específica o conjunto de unidades — comúnmente usado en edificios comerciales donde un gerente de oficina necesita controlar el acceso a su propia suite.
Los Administradores de Unidad pueden:
- Agregar y eliminar inquilinos dentro de su(s) unidad(es) asignada(s)
- Crear y gestionar Pases de Visitantes para su unidad
- Ver registros de entrada de su unidad
- Enviar mensajes a los miembros de su(s) unidad(es) asignada(s)
- Actualizar la información del directorio de su unidad
Los Administradores de Unidad no pueden:
- Ver o gestionar otras unidades
- Acceder a configuraciones a nivel de propiedad
- Agregar o eliminar Administradores Comunitarios o Administradores de Propiedad
- Configurar ajustes de intercomunicador o puntos de entrada
- Ver registros de acceso de todo el edificio
💡 Consejo: El rol de Administrador de Unidad es ideal para propiedades comerciales donde los inquilinos empresariales individuales necesitan gestionar su propio espacio de forma independiente.
Recepcionista
Los Recepcionistas trabajan principalmente dentro de la aplicación Estación de Recepción para gestionar el acceso de visitantes y comunicarse con los inquilinos. Este rol es ideal para personal de conserjería, porteros y seguridad.
Los Recepcionistas pueden:
- Iniciar sesión y usar la aplicación Estación de Recepción
- Gestionar el acceso de visitantes (conceder y denegar entrada)
- Comunicarse con inquilinos a través de la Estación de Recepción
- Ver información limitada de acceso y visitantes dentro de la Estación de Recepción
- Enviar mensajes grupales a través del ButterflyMX OS
Los Recepcionistas no pueden:
- Gestionar inquilinos, unidades o roles de administrador
- Acceder a configuraciones a nivel de propiedad o unidad
- Ver registros completos de acceso de todo el edificio fuera de la Estación de Recepción
Resumen de Permisos por Rol
| Permiso | Administrador de Propiedad | Administrador Comunitario | Administrador de Unidad | Recepcionista |
|---|---|---|---|---|
| Gestionar todos los inquilinos y unidades | ✅ | ✅ | 🔶 (solo su unidad) | ❌ |
| Agregar/eliminar Administradores de Propiedad | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Agregar/eliminar Administradores Comunitarios | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Agregar/eliminar Administradores de Unidad y Recepcionistas | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Ver registros de acceso de toda la propiedad | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Ver registros de acceso a nivel de unidad | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Enviar mensajes a toda la propiedad | ✅ | ✅ | 🔶 (solo su unidad) | ✅ |
| Gestionar Pases de Visitantes | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Configurar ajustes de intercomunicador/entrada/edificio | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Acceder a la Estación de Recepción | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ |
🔶 = Acceso limitado (aplica solo dentro de la unidad asignada)
Consejos para Asignar Roles
- Usa el principio de menor privilegio — otorga a cada persona solo el acceso que necesita para realizar su trabajo.
- Limita los Administradores de Propiedad al personal esencial. Recuerda, solo se permiten dos por propiedad.
- Usa el rol de Recepcionista (no Administrador Comunitario) para el personal de recepción y conserjería.
- Usa el rol de Administrador de Unidad para inquilinos comerciales, como gerentes de oficina, que necesitan gestionar su propia suite.
- Audita el acceso de administradores regularmente y elimina el acceso rápidamente cuando un miembro del personal se vaya.