La función Importar tiene dos pestañas:

• Inquilinos: agregue nuevos inquilinos y actualice los existentes.
• Unidades: agregue las unidades de su edificio, con o sin inquilinos.

Antes de comenzar

• No necesita volver a dar formato a su archivo. Puede cargar un archivo CSV, Excel (.xlsx o .xls) o PDF.
• Los archivos pueden tener hasta 20 MB y 10.000 filas. Si su lista es más grande, divídala en archivos más pequeños y cárguelos uno a la vez.
• Su archivo debe tener una fila de encabezado (nombres de columnas) encima de los datos.
• Para cada inquilino, necesitamos:
  1. Nombre
  2. Apellido
  3. Número de unidad
  4. Piso, para las unidades que aún no están en el sistema de ButterflyMX
  5. Correo electrónico o número de teléfono (o ambos)
• Para cada unidad, necesitamos:
  1. Número de unidad
  2. Piso, para las unidades que aún no están en el sistema de ButterflyMX
• Información opcional que puede incluir para los inquilinos: número para mensajes de texto, fecha de mudanza, fecha de salida, nombre en el directorio, ID de residente, teléfono dentro de la unidad, PIN, contacto de la unidad y nombre de la empresa (para unidades comerciales).
• ¿No tiene un archivo? Descargue nuestra plantilla desde la pantalla de carga. Hay una plantilla para Unidades estándar y, en edificios con unidades comerciales, una plantilla independiente para Unidades comerciales.

Cómo importar inquilinos

1. Inicie sesión en ButterflyMX OS
2. Vaya a la pantalla de la lista de Inquilinos y haga clic en Importar inquilinos (debajo de Agregar inquilino).
   • Esto abre la página Importar en la pestaña Inquilinos.
3. Si su edificio tiene unidades comerciales, elija dónde viven o trabajan estos inquilinos: Apartamentos u Oficinas y unidades comerciales.
4. Haga clic en Examinar archivos y seleccione su archivo, o arrástrelo al área de carga.
   • La carga comienza automáticamente. Verá "Leyendo su archivo" mientras abrimos el archivo, encontramos sus columnas y verificamos las unidades y los datos de contacto. Esto suele tardar unos segundos.
5. Responda cualquier pregunta rápida (solo si es necesario).
   • El sistema relaciona sus columnas automáticamente, aunque tengan nombres diferentes (por ejemplo, "Apt", "Suite" o "Móvil").
   • Si falta algo, verá "Un par de preguntas rápidas", como ¿Qué columna contiene la dirección de correo electrónico o el número de teléfono? Elija la columna de su archivo o seleccione Mi archivo no tiene esto.
   • También puede cambiar cualquier columna que hayamos relacionado o establecerla como No importar.
   • Haga clic en Continuar.
6. Revise su importación.
   • En la parte superior, verá cuántos inquilinos y unidades encontramos y cuántos problemas deben revisarse.
   • Cada fila muestra un estado:
     • ✓ Lista: la fila se importará.
     • Ámbar Requiere atención: el inquilino no tiene correo electrónico ni número de teléfono. Aun así, se puede importar.
     • Rojo Requiere corrección: se debe corregir algo antes de poder importar esta fila. El problema aparece justo debajo del campo, por ejemplo, "Revise este correo electrónico" o "Agregue un apellido".
   • Haga clic en cualquier campo para editarlo directamente en la tabla. Una vez corregida, la fila cambia a Lista.
   • Use la barra de búsqueda para encontrar un inquilino por nombre, unidad, correo electrónico o teléfono, o active Mostrar solo errores.
   • Si una columna contiene información incorrecta, haga clic en su encabezado para completarla desde otra columna de su archivo o seleccione No importar esta columna.
   • Para excluir filas, selecciónelas y haga clic en Descartar seleccionadas.
7. Haga clic en Importar en la parte inferior de la pantalla.
   • Si algunas filas aún necesitan correcciones, el botón muestra cuántas están listas (por ejemplo, Importar 45 de 50). Puede importar las filas listas ahora y corregir las demás después.
8. Si algún inquilino no tiene correo electrónico ni número de teléfono, verá una ventana emergente de Faltan datos de contacto. Estos inquilinos no podrán recibir llamadas del intercomunicador ni usar la aplicación ButterflyMX. Haga clic en Continuar de todos modos para importarlos o en Cerrar para volver y agregar sus datos.
9. En la ventana emergente Una última revisión, revise cuántos inquilinos se agregarán o actualizarán y, luego, haga clic en Importar [número] inquilinos.
   • Los inquilinos que ya están en el edificio se actualizan, no se duplican.
   • Las filas que aún requieran atención permanecen en la pantalla de revisión para que pueda corregirlas e importarlas después.
10. Verá "Importando sus inquilinos". En este momento puede salir de esta página; la importación seguirá ejecutándose en segundo plano.
    • La lista de Inquilinos muestra un banner de "Importando sus inquilinos…" y se actualiza automáticamente cuando finaliza la importación.

Cómo importar unidades

Use la importación de Unidades para configurar las unidades de su edificio antes de agregar inquilinos. También puede omitir este paso: las unidades nuevas incluidas en una importación de inquilinos se crean automáticamente, siempre que el archivo incluya un piso.

1. Inicie sesión en ButterflyMX OS.
2. Vaya a la pantalla de la lista de Unidades y haga clic en Importar unidades (junto a Agregar unidad).
   • También puede abrir la página Importar y seleccionar la pestaña Unidades.
3. Si su edificio tiene unidades comerciales, elija si estas unidades son Apartamentos u Oficinas y unidades comerciales.
4. Haga clic en Examinar archivos y seleccione su archivo.
   • Incluya el número de unidad y el piso de cada unidad. También puede incluir el nombre de la empresa (para unidades comerciales) y el número de teléfono dentro de la unidad.
5. Responda cualquier pregunta rápida sobre sus columnas y, luego, haga clic en Continuar.
6. Revise sus unidades.
   • Las unidades que ya están en el edificio aparecen marcadas como "Ya está en este edificio, se omitirá". Las unidades existentes nunca se modifican.
   • Corrija las filas marcadas como Requiere corrección, como cuando falta el piso ("Obligatorio").
   • Use la barra de búsqueda para encontrar una unidad por número, piso o teléfono.
7. Haga clic en Importar y, luego, en Importar [número] unidades en la ventana emergente de confirmación.
8. Verá "Importando sus unidades". Puede salir de esta página mientras se ejecuta la importación.

Filas para revisar e historial de importaciones

Filas que requieren su revisión

Si algunas filas no se importaron, verá un banner en la parte superior de la lista de Inquilinos (o de la lista de Unidades), por ejemplo, "3 filas de su última importación requieren su revisión".

• Haga clic en Revisar para abrir esas filas, corregirlas e importarlas.
• Haga clic en Descartar si no desea importarlas.

Historial de importaciones

Puede ver todas las listas cargadas para su edificio en Historial de importaciones. Haga clic en Historial de importaciones en la pantalla de carga para abrirlo.

• El historial muestra la fecha, el archivo, quién lo cargó, su estado y cuántos inquilinos (o unidades) se importaron.
• Los estados incluyen Archivo en lectura, Esperando sus respuestas, Lista para revisar, Importando, Importada y No se pudo leer el archivo.
• Si una importación finalizó, pero algunas filas aún requieren atención, verá "Importada, [número] filas para revisar" y un botón Revisar.
• Si cargó un archivo, pero no terminó de importarlo, haga clic en Abrir para continuar desde donde lo dejó.
• Las importaciones que completó con la importación de CSV anterior también aparecen aquí.

Qué ocurre después de la importación

Una vez que se completa la importación:

• Todos los inquilinos importados aparecen en su lista de Inquilinos en ButterflyMX OS.
• Los nuevos inquilinos con una dirección de correo electrónico reciben una invitación para configurar su cuenta y descargar la aplicación ButterflyMX.
• Los inquilinos pueden usar inmediatamente la aplicación para abrir puertas, administrar pases de visitantes y ver el historial de llamadas.
• Los inquilinos existentes se actualizan con los nombres, números de teléfono y fechas de salida de su archivo, y no se crean duplicados. Una dirección de correo electrónico que ya está registrada nunca se reemplaza.
• Los inquilinos sin correo electrónico ni número de teléfono se agregan al edificio, pero no pueden recibir llamadas del intercomunicador ni usar la aplicación hasta que agregue sus datos de contacto.
• Puede editar la información de cada inquilino según sea necesario desde la página de Inquilinos.

Solución de problemas

No pudimos leer ese archivo

Si no se puede leer su archivo, verá un mensaje que explica por qué:

• El archivo es demasiado grande: los archivos pueden tener hasta 20 MB.
• Más de 10.000 filas: divida el archivo en archivos más pequeños y cárguelos uno a la vez.
• Demasiadas columnas: elimine las columnas que no necesita e inténtelo de nuevo.
• No se encontraron inquilinos: compruebe que el archivo tenga una fila de encabezado y al menos un inquilino.
• Formato no compatible: guarde su archivo como CSV, Excel o PDF. Si aún no se puede leer el archivo, comience con nuestra plantilla.

Problemas comunes en la pantalla de revisión

• "Coincide con Apt 100, Oficina 100; use el número de unidad completo": el número de unidad de su archivo coincide con más de una unidad. Introduzca el número de unidad completo tal como aparece en ButterflyMX OS.
• "Obligatorio" debajo de Piso: la unidad aún no está en el sistema de ButterflyMX, por lo que necesitamos su piso para crearla.
• "Revise este correo electrónico" o "Revise este número": el correo electrónico o número de teléfono no tiene un formato válido. Los números de teléfono pueden incluir espacios, guiones o paréntesis.
• "Mismo correo electrónico que la fila [número]" o "Mismo teléfono que la fila [número]": dos filas comparten los mismos datos de contacto. Si se trata de la misma persona, descarte una fila. Si dos personas diferentes comparten un correo electrónico, agregue un número de teléfono para la segunda persona; se importarán por separado y se relacionarán mediante el teléfono.
• "El correo electrónico ya está en uso": ese correo electrónico pertenece a otra cuenta de ButterflyMX. Compruebe el correo electrónico con el inquilino.
• "Ya está en esta unidad": este inquilino ya está en esa unidad.
• "Use 4 o 6 dígitos" o "Es demasiado fácil de adivinar": los PIN deben tener 4 o 6 dígitos y no pueden ser secuencias simples.

Se importaron algunos inquilinos, pero otros no

La importación agrega todas las filas que están listas y conserva las demás para que las revise. Ábralas desde el banner de la lista de Inquilinos o desde Historial de importaciones, corrija los problemas y haga clic en Importar. También puede agregar manualmente los inquilinos restantes mediante el flujo estándar de Agregar inquilino.

Los inquilinos no reciben invitaciones a la aplicación

Si los inquilinos no reciben sus invitaciones a la aplicación:

• Recuerde que no enviamos invitaciones hasta las 8:00 a. m., hora local.
• Los inquilinos importados sin una dirección de correo electrónico no reciben una invitación. Agregue su correo electrónico desde la página de Inquilinos.
• Verifique que las direcciones de correo electrónico de su archivo sean correctas.
• Pida a los inquilinos que revisen sus carpetas de correo no deseado o spam.
• Reenvíe las invitaciones individualmente desde la página de Inquilinos haciendo clic en los tres puntos junto al nombre del inquilino y seleccionando "Reenviar invitación".

No veo el botón Importar inquilinos

Si no ve la opción Importar inquilinos o Importar unidades:

• Confirme que tiene permisos de administrador de propiedades o administrador de la comunidad.
• Intente cerrar sesión y volver a iniciarla para actualizar sus permisos.

Prácticas recomendadas

• Pruebe primero con un lote pequeño: importe inicialmente de 5 a 10 inquilinos para comprobar cómo se lee su archivo.
• Revise dos veces los números de unidad: use el número de unidad completo tal como aparece en ButterflyMX OS, especialmente si su edificio tiene números de unidad similares (por ejemplo, "Apt 100" y "Oficina 100").
• Incluya un correo electrónico o teléfono para cada inquilino: los inquilinos necesitan un correo electrónico para usar la aplicación ButterflyMX y un número de teléfono para recibir llamadas del intercomunicador.
• Importe primero las unidades en un edificio nuevo: configure las unidades con sus pisos y, luego, importe los inquilinos.
• Avise a los inquilinos con anticipación: informe a los residentes que recibirán invitaciones a la aplicación.
• Conserve una copia de respaldo: guarde su archivo original por si necesita consultarlo más adelante.
• Verifique después de la importación: revise algunos perfiles de inquilinos para asegurarse de que la información se haya importado correctamente.