Contexto:
Los Administradores de la Propiedad (anteriormente Administradores del Edificio) y los miembros del personal tienen permisos especiales para gestionar su propiedad en el ButterflyMX OS. Este artículo explica cómo agregar, editar y eliminar cuentas de administradores, así como comprender los diferentes roles y permisos de administrador.
Comprendiendo los roles de administrador
ButterflyMX ofrece diferentes niveles de acceso administrativo:
- Administrador de la Compañía: Acceso completo a todas las propiedades y configuraciones de su portafolio
- Administrador de la Propiedad: administra todo el acceso a la propiedad y los permisos de la aplicación. Cada propiedad debe tener al menos uno pero no más de dos usuarios con este rol. Los Administradores de la Propiedad son el único rol que puede agregar otros Administradores Comunitarios.
- Administrador Comunitario: administra el acceso a la propiedad y los permisos de la aplicación para personas (personal e inquilinos) con roles más restrictivos en la propiedad. Los Administradores Comunitarios solo pueden agregar otros Administradores de Unidad y Recepcionistas.
- Administrador de Unidad: administra qué inquilinos pertenecen a su unidad especificada, típicamente en edificios comerciales con administradores de oficina
- Recepcionista: En la aplicación Estación de Recepción, estos miembros del personal gestionan el acceso de visitantes y se comunican con los inquilinos.
👥 Agregar un administrador
Asegúrese de tener permisos de Administrador de la Propiedad y que la persona pertenezca a su edificio; si no es así, primero deberá agregarla. Para agregarla, vaya a la sección “Inquilinos” en el ButterflyMX OS, elija “Agregar inquilino” y complete el formulario. Si no hay una unidad ocupada realmente por personal de la propiedad, normalmente se les asigna una unidad de marcador de posición como “00 (Personal)”.
- Si usted es el único Administrador de la Propiedad y va a dejar el equipo de gestión, asegúrese de asignar un segundo Administrador de la Propiedad antes de irse
Cuando la persona pertenece a su propiedad, está listo para asignar un rol.
- Inicie sesión en el ButterflyMX OS
-
Haga clic en su edificio
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Navegue a Administradores en la barra lateral izquierda
- Haga clic en Agregar administrador
- En el menú Usuario, elija a la persona para el rol. Puede escribir todo o parte de su nombre para filtrar rápidamente la lista.
- Si está asignando un rol de administrador de unidad, también debe seleccionar una o más unidades para que esta persona administre.
- Cuando termine, use el botón Guardar en la parte inferior. Verá una confirmación en la parte superior de la página de que se agregó el nuevo rol.
🗑️ Eliminar un administrador
Cuando un administrador deja su equipo o ya no necesita acceso:
- Vaya a la pestaña del rol que desea eliminar. Encuentre a la persona y use el enlace Eliminar después de su nombre
- Si tampoco necesita acceso al edificio, asegúrese de que también sea eliminado de la sección Inquilinos
🏢 Comprendiendo a los administradores de unidad
Los administradores de unidad se usan típicamente en propiedades comerciales donde los negocios individuales necesitan gestionar su propio espacio:
Qué pueden hacer los administradores de unidad:
- Gestionar el acceso solo para su unidad específica
- Crear y gestionar pases de visitante para su unidad
- Ver registros de entrada para su unidad
- Agregar o eliminar miembros del personal dentro de su unidad
- Actualizar la información del directorio de su unidad
Qué no pueden hacer los administradores de unidad:
- Acceder a la información de otras unidades
- Gestionar configuraciones de toda la propiedad
- Agregar o eliminar Administradores Comunitarios
- Configurar ajustes del intercomunicador
- Ver registros de acceso de todo el edificio
💡 Mejores prácticas
- Use el principio de menor privilegio: Dé a los administradores solo el acceso que necesitan
- Auditorías regulares: Revise las cuentas de administrador trimestralmente y elimine usuarios inactivos
- Documentar roles: Mantenga un registro de quién tiene acceso de administrador y por qué
- Eliminación inmediata: Quite el acceso de administrador tan pronto como alguien deje su equipo
- Cuentas únicas: Nunca comparta credenciales de inicio de sesión de administrador entre varias personas
- Capacitación: Asegúrese de que los nuevos administradores entiendan sus permisos y responsabilidades
- Use sabiamente a los administradores de unidad: En propiedades comerciales, empodere a los inquilinos con acceso de administrador de unidad
🔐 Consideraciones de seguridad
- Elimine el acceso de administrador inmediatamente cuando los miembros del personal se vayan
- Anime a todos los administradores a usar contraseñas fuertes y únicas
- Revise regularmente los registros de acceso para detectar actividades inusuales de administradores
- Limite el número de administradores de la propiedad solo al personal esencial
- Use cuentas de personal en lugar de Administrador Comunitario para el personal de recepción
- Verifique periódicamente que todos los administradores activos aún necesiten su nivel de acceso