Resumen
El chat del agente de mantenimiento ayuda a los administradores de propiedades a revisar la actividad de la solicitud, comunicarse con residentes y técnicos, coordinar los siguientes pasos y actualizar las solicitudes de mantenimiento, todo sin salir de la página de la solicitud.
¿Qué es el chat del agente de mantenimiento?
El chat del agente de mantenimiento es un asistente integrado en cada solicitud de mantenimiento. Puedes encontrarlo en el lado derecho de la página de la solicitud.
Reúne la conversación y la actividad de la solicitud en un solo lugar, facilitando entender lo que ha ocurrido y completar tareas comunes. Antes de que el chat del agente de mantenimiento envíe un mensaje o cambie una solicitud, te muestra la acción propuesta para que la revises y te pide que la confirmes.
Nada cambia sin tu aprobación.
Usar el chat del agente de mantenimiento
1. Abre la solicitud de mantenimiento
Abre la solicitud que deseas revisar o actualizar. El chat del agente de mantenimiento aparece en el lado derecho de la página.
2. Pide ayuda
Selecciona una de las acciones sugeridas o ingresa una instrucción directa en el cuadro de mensaje.
Por ejemplo:
Por favor, envía un mensaje al residente y pregunta si el horario de visita de mañana de 9 a 11 AM le funciona.
También puedes pedir al chat del agente de mantenimiento que:
- Resuma la solicitud y la actividad reciente
- Asigne un técnico
- Redacte un mensaje para el residente o el técnico asignado
- Programe o cancele una visita
- Llame a un técnico con IA para recopilar su disponibilidad
- Actualice el estado o la urgencia de la solicitud
- Actualice los detalles de la solicitud
- Agregue una nota interna
Las acciones sugeridas son opcionales. Puedes ingresar tu propia instrucción en cualquier momento.
Cuando el chat del agente de mantenimiento necesite más información o una decisión de tu parte, hará una pregunta de seguimiento antes de proponer una acción.
3. Revisa la acción propuesta
Antes de completar una tarea, el chat del agente de mantenimiento muestra una tarjeta de acción con un resumen en lenguaje sencillo de lo que planea hacer.
Por ejemplo, una acción de mensaje muestra:
- El destinatario
- El mensaje exacto que se enviará
- Un botón Enviar mensaje
Una opción Rechazar
Otros botones de acción pueden estar etiquetados como Asignar técnico, Actualizar estado u otra descripción de la tarea propuesta.
Revisa cuidadosamente el destinatario, fechas, horas y otros detalles. Selecciona el botón de acción para continuar o selecciona Rechazar para detener la acción.
El chat del agente de mantenimiento completa una acción confirmada a la vez.
4. Verifica el resultado
Después de que confirmes una acción, la tarjeta se actualiza para mostrar si se completó.
Usa las pestañas en la parte superior del chat del agente de mantenimiento para cambiar lo que ves:
- Todo muestra la conversación y la actividad de la solicitud.
Cronología muestra solo la actividad de la solicitud.
Antes de contactar a un técnico
Debe estar asignado un técnico a la solicitud antes de que el chat del agente de mantenimiento pueda:
- Enviar mensaje al técnico
- Llamar al técnico
- Programar una visita con el técnico
El chat del agente de mantenimiento utiliza la información ya guardada en la solicitud. Agrega cualquier información o datos de contacto faltantes antes de pedir al agente de mantenimiento que complete una acción.
¿Quién puede ver el chat?
Solo los administradores de la propiedad pueden ver la conversación del chat del agente de mantenimiento.
Los residentes y técnicos no pueden ver el chat ni tus instrucciones. Solo reciben los mensajes individuales que revisas, confirmas y envías.
Solucionar problemas de una acción
La acción propuesta es incorrecta
Selecciona Rechazar, luego ingresa una instrucción más clara o específica.
Por ejemplo, incluye el destinatario previsto, el horario de la cita, el estado u otros detalles relevantes.
Una acción aparece como fallida
Revisa la acción propuesta e inténtalo de nuevo. Si la acción sigue fallando, completa la tarea directamente desde la página de la solicitud de mantenimiento.
Confirmé el mensaje o llamada incorrecta
Los mensajes y llamadas no pueden deshacerse desde el chat del agente de mantenimiento después de confirmarlos. Revisa cada acción propuesta cuidadosamente antes de proceder.
Emergencias
No uses el chat del agente de mantenimiento como reemplazo de los procedimientos de emergencia de tu edificio.
Para una emergencia de seguridad vital u otro problema urgente, sigue primero el proceso normal de emergencia de tu organización. Puedes usar el chat del agente de mantenimiento después para coordinar el trabajo de seguimiento y mantener la solicitud actualizada.
Preguntas frecuentes
¿El chat del agente de mantenimiento hará cambios sin mi aprobación?
No. Muestra la acción propuesta antes de hacer cualquier cosa. Selecciona el botón de acción etiquetado para aprobarla, o selecciona Rechazar para detenerla.
¿Puede el chat del agente de mantenimiento contactar a un residente o técnico por mí?
Sí. Prepara el mensaje y te permite revisar el destinatario y el texto antes de enviarlo.
Debe estar asignado un técnico a la solicitud antes de que el chat del agente de mantenimiento pueda contactar a ese técnico.
¿Qué información usa el chat del agente de mantenimiento?
Utiliza la información ya guardada en la solicitud de mantenimiento. Asegúrate de que los detalles importantes de la solicitud, residente, técnico y programación estén actualizados.
¿Pueden los residentes o técnicos ver mi conversación con el chat del agente de mantenimiento?
No. Solo los administradores de la propiedad pueden ver el chat. Los residentes y técnicos solo reciben los mensajes específicos que apruebas y envías.
¿Dónde puedo obtener ayuda adicional?
Contacta a tu representante de ButterflyMX para asistencia o para reportar un problema.