Resumen
Utilice el Portal del Técnico para compartir los detalles de la cita con un técnico, proporcionar acceso al edificio, comunicarse durante la visita y hacer seguimiento cuando el trabajo esté completo.
El Portal del Técnico es un sitio web seguro y compatible con dispositivos móviles. Los técnicos lo abren desde un mensaje de texto, por lo que no necesitan descargar una aplicación ni crear una cuenta separada.
A través del portal, un técnico puede:
- Ver las citas asignadas
- Revisar el problema de mantenimiento, la unidad y la información del residente
- Obtener indicaciones para llegar a la propiedad
- Acceder al edificio con un pase de visitante
- Llamar o enviar mensajes al administrador de la propiedad
- Marcar una cita como resuelta
Audiencia: Administradores de propiedades y personal del edificio
Tiempo requerido para programar una cita: ~1 minuto
Programar una cita
1. Abrir la solicitud de mantenimiento
Inicie sesión en su panel de ButterflyMX OS y vaya a:
Mantenimiento → Solicitudes
Seleccione la solicitud que desea programar.
2. Asignar un técnico
Abra el menú Asignado. Si no se ha asignado ningún técnico, el menú mostrará No asignado.
Seleccione el técnico adecuado y luego haga clic en Asignar.
Después de asignar al técnico:
- La solicitud cambia de Enviada a En revisión.
- Los técnicos cuyas habilidades coinciden con el problema reportado aparecen cerca de la parte superior de la lista con una insignia Coincidencia.
Importante: Debe asignar un técnico antes de poder programar una cita.
3. Seleccionar Programar cita
En la sección Citas de la solicitud, haga clic en Programar cita.
El botón estará disponible después de que se haya asignado un técnico.
4. Ingresar los detalles de la cita
Complete los siguientes campos:
- Fecha: La fecha de la visita de mantenimiento
- Hora de inicio: Cuando comienza la cita
- Duración: Cuánto tiempo se espera que dure la visita; el valor predeterminado es 1 hora y 30 minutos
- Nota: Información opcional que puede ayudar al técnico a prepararse
También puede configurar las notificaciones y el acceso:
- Deje seleccionada la opción Notificar a ambas partes para enviar un mensaje de texto al técnico y un mensaje al residente.
Deje seleccionada la opción Crear un pase de visitante para proporcionar al técnico acceso al edificio.
5. Programar la cita
Haga clic en Programar.
La cita ahora aparece como Programada.
El técnico recibe inmediatamente:
- Un mensaje de texto con los detalles de la cita
- Un mensaje de texto con el PIN del pase de visitante
Ambos mensajes incluyen un enlace al Portal del Técnico. El residente también recibe un mensaje de la cita.
Qué ve el técnico
1. Abrir la cita
El técnico toca el enlace Detalles del ticket en el mensaje de texto.
2. La primera vez que usan el portal, se les solicita:
- Ingresar su número de teléfono
Ingresar el código de verificación enviado por mensaje de texto
Después del primer inicio de sesión, el técnico permanece conectado. Los enlaces de futuras citas se abren directamente en el portal.
3. Revisar el horario
El portal organiza las citas del técnico en secciones como:
- Próximas
- Más tarde hoy
Esta semana
El horario se actualiza automáticamente.
Por privacidad, los técnicos solo pueden ver sus propias citas. No pueden ver sus notas internas ni las conversaciones con el residente.
4. Revisar los detalles de la cita
Cuando el técnico abre una cita, puede ver:
- Fecha y hora de la cita
- Nombre y dirección del edificio
- Indicaciones para llegar a la propiedad
- Información de la unidad
- Información del residente
- Una descripción del problema
- Fotos adjuntas a la solicitud
Las citas urgentes están marcadas como Emergencia.
5. Acceder al edificio
Cuando se creó un pase de visitante durante la programación, el técnico puede encontrar las credenciales de acceso en Detalles de acceso.
El técnico puede:
- Usar el PIN del pase de visitante que se muestra
- Tocar Mostrar código QR y escanear el código QR en la entrada
En un intercomunicador ButterflyMX compatible, el técnico selecciona Pase de visitante, luego ingresa el PIN o escanea el código QR.
El pase de visitante está disponible durante la ventana de la cita.
6. Contactar al administrador de la propiedad
La cita incluye una sección Administrador de la propiedad con opciones de Llamar y Mensaje.
El técnico puede usar el chat de la cita para:
- Enviar un mensaje
- Agregar una actualización sobre la visita
- Adjuntar una foto
Sus respuestas aparecen en la misma conversación.
Para mensajes urgentes: Actualmente, el portal no envía al técnico una alerta separada cuando responde. El técnico verá su mensaje la próxima vez que abra el portal. Llame al técnico cuando se requiera una respuesta inmediata.
7. Marcar la cita como resuelta
Después de completar el trabajo, el técnico toca Marcar como resuelta y confirma la acción.
La cita entonces:
- Cambia a Resuelta
- Pasa al historial de citas del técnico
- Muestra una opción de Deshacer en caso de que se haya resuelto por error
Importante: Marcar una cita como Resuelta no cierra la solicitud de mantenimiento. Solo indica que el técnico ha completado el trabajo.
Cerrar la solicitud de mantenimiento
Después de confirmar que el trabajo está completo, vuelva a la solicitud en su panel de ButterflyMX OS y ciérrela.
Cerrar la solicitud es lo que envía al residente su confirmación de finalización.
Editar o cancelar una cita
Para cambiar una cita existente:
- Abra la solicitud de mantenimiento.
- Encuentre la cita en la sección Citas.
- Seleccione Editar o Cancelar.
Cuando cancela una cita, el técnico y el residente son notificados automáticamente.
Preguntas frecuentes
¿El técnico necesita descargar una aplicación?
No. El Portal del Técnico es un sitio web que se abre desde el mensaje de texto del técnico.
¿El técnico necesita crear una cuenta?
No. El técnico verifica su número de teléfono con un código enviado por mensaje de texto la primera vez que abre el portal.
¿Resolver una cita cierra la solicitud de mantenimiento?
No. El estado Resuelta del técnico indica que el trabajo está completo. Usted todavía debe cerrar la solicitud en ButterflyMX OS.
¿Mi técnico recibirá una alerta cuando envíe un mensaje?
No todavía. Su mensaje aparece en el chat del técnico, pero el portal no les envía una alerta separada. Lo verán la próxima vez que abran el portal desde un enlace de texto. Para cualquier asunto urgente, llámelos.
¿Cómo entra el técnico al edificio?
Cuando está seleccionada la opción Crear un pase de visitante durante la programación, el técnico recibe un PIN y un código QR. Puede usar cualquiera de las credenciales en la entrada del edificio durante la ventana de la cita.
¿Puedo cambiar o cancelar una cita?
Sí. Abra la cita desde la sección Citas de la solicitud y seleccione Editar o Cancelar.