Usa el Portal del técnico para compartir los detalles de la cita con un técnico, proporcionar acceso al edificio, comunicarte durante la visita y hacer seguimiento de la finalización.
El Portal del técnico es un sitio web seguro y optimizado para dispositivos móviles. Los técnicos acceden a él desde un mensaje de texto, por lo que no necesitan descargar una aplicación ni crear una cuenta independiente.
A través del portal, un técnico puede:
- Ver las citas asignadas
- Revisar el problema de mantenimiento, la unidad y la información del residente
- Obtener indicaciones para llegar a la propiedad
- Acceder al edificio con un pase de visitante
- Llamar o enviar un mensaje al administrador de la propiedad
- Marcar una cita como resuelta
Audiencia: Administradores de propiedades y personal del edificio
Tiempo necesario para programar una cita: ~1 minuto
Programar una cita
1. Abre la solicitud de mantenimiento
Inicia sesión en el panel de ButterflyMX OS y ve a:
Mantenimiento → Solicitudes
Selecciona la solicitud que quieres programar.
2. Asigna un técnico
Abre el menú Asignado. Si no se ha asignado ningún técnico, el menú muestra Sin asignar.
Selecciona al técnico correspondiente y, luego, haz clic en Asignar.
Después de asignar al técnico:
- La solicitud pasa de Enviada a En revisión.
- Los técnicos cuyas habilidades coinciden con el problema informado aparecen cerca de la parte superior de la lista con una insignia de Coincidencia.
Importante: Debes asignar un técnico antes de poder programar una cita.
3. Selecciona Programar una cita
En la sección Citas de la solicitud, haz clic en Programar una cita.
El botón estará disponible después de asignar un técnico.
4. Introduce los detalles de la cita
Completa los siguientes campos:
- Fecha: La fecha de la visita de mantenimiento
- Hora de inicio: Cuándo comienza la cita
- Duración: Cuánto se espera que dure la visita; el valor predeterminado es 1 hora y 30 minutos
- Nota: Información opcional que puede ayudar al técnico a prepararse
También puedes configurar las notificaciones y el acceso:
- Deja seleccionada la opción Notificar a ambas partes para enviar un mensaje de texto al técnico y un mensaje al residente.
- Deja seleccionada la opción Crear un pase de visitante para proporcionar acceso al edificio al técnico.
5. Programa la cita
Haz clic en Programar.
La cita ahora aparece como Programada.
El técnico recibe de inmediato:
- Un mensaje de texto con los detalles de la cita
- Un mensaje de texto con el PIN del pase de visitante
Ambos mensajes incluyen un enlace al Portal del técnico. El residente también recibe un mensaje sobre la cita.
Lo que ve el técnico
1. Abre la cita
El técnico toca el enlace Detalles del ticket en el mensaje de texto.
2. La primera vez que usa el portal, se le pide que:
- Introduzca su número de teléfono
- Introduzca el código de verificación enviado por mensaje de texto
Después del primer inicio de sesión, el técnico permanece conectado. Los futuros enlaces a citas se abren directamente en el portal.
3. Revisa el calendario
El portal organiza las citas del técnico en secciones como:
- A continuación
- Más tarde hoy
- Esta semana
El calendario se actualiza automáticamente.
Por motivos de privacidad, los técnicos solo pueden ver sus propias citas. No pueden ver tus notas internas ni tus conversaciones con el residente.
4. Revisa los detalles de la cita
Cuando el técnico abre una cita, puede ver:
- Fecha y hora de la cita
- Nombre y dirección del edificio
- Indicaciones para llegar a la propiedad
- Información de la unidad
- Información del residente
- Una descripción del problema
- Fotos adjuntas a la solicitud
Las citas urgentes están marcadas como Emergencia.
5. Accede al edificio
Cuando se crea un pase de visitante durante la programación, el técnico puede encontrar las credenciales de acceso en Detalles de acceso.
El técnico puede:
- Usar el PIN del pase de visitante que se muestra
- Tocar Mostrar código QR y escanear el código QR en la entrada
En un intercomunicador ButterflyMX compatible, el técnico selecciona Pase de visitante y, luego, introduce el PIN o escanea el código QR.
El pase de visitante está disponible durante el horario de la cita.
6. Contacta al administrador de la propiedad
La cita incluye una sección de Administrador de la propiedad con las opciones Llamar y Mensaje.
El técnico puede usar el chat de la cita para:
- Enviar un mensaje
- Añadir una actualización sobre la visita
- Adjuntar una foto
Tus respuestas aparecen en la misma conversación.
Para mensajes urgentes: Actualmente, el portal no envía al técnico una alerta independiente cuando respondes. El técnico verá tu mensaje la próxima vez que abra el portal. Llama al técnico cuando se necesite una respuesta inmediata.
7. Marca la cita como resuelta
Después de completar el trabajo, el técnico toca Marcar como resuelta y confirma la acción.
La cita:
- Cambia a Resuelta
- Pasa al historial de citas del técnico
- Muestra una opción de Deshacer en caso de que se haya resuelto accidentalmente
Importante: Marcar una cita como Resuelta no cierra la solicitud de mantenimiento. Solo te informa que el técnico ha completado el trabajo.
Cierra la solicitud de mantenimiento
Después de confirmar que el trabajo está completo, vuelve a la solicitud en el panel de ButterflyMX OS y ciérrala.
Cerrar la solicitud es lo que envía al residente la confirmación de finalización.
Edita o cancela una cita
Para cambiar una cita existente:
- Abre la solicitud de mantenimiento.
- Busca la cita en la sección Citas.
- Selecciona Editar o Cancelar.
Cuando cancelas una cita, el técnico y el residente reciben una notificación automática.
Preguntas frecuentes
¿El técnico necesita descargar una aplicación?
No. El Portal del técnico es un sitio web que se abre desde el mensaje de texto del técnico.
¿El técnico necesita crear una cuenta?
No. El técnico verifica su número de teléfono con un código enviado por mensaje de texto la primera vez que abre el portal.
¿Resolver una cita cierra la solicitud de mantenimiento?
No. El estado Resuelta del técnico indica que el trabajo está completo. Aún debes cerrar la solicitud en ButterflyMX OS.
¿Recibirá una alerta mi técnico cuando envíe un mensaje?
todavía no. Tu mensaje aparece en el chat de tu técnico, pero el portal no le envía una alerta independiente. Lo verá la próxima vez que abra el portal desde un enlace de texto. Para cualquier asunto urgente, llámalo.
¿Cómo entra el técnico al edificio?
Cuando se selecciona Crear un pase de visitante durante la programación, el técnico recibe un PIN y un código QR. Puede usar cualquiera de las dos credenciales en la entrada del edificio durante el horario de la cita.
¿Puedo cambiar o cancelar una cita?
Sí. Abre la cita desde la sección Citas de la solicitud y selecciona Editar o Cancelar.