Vue d’ensemble

Le chat de l’agent de maintenance aide les gestionnaires immobiliers à examiner l’activité des demandes, communiquer avec les résidents et les techniciens, coordonner les prochaines étapes et mettre à jour les demandes de maintenance — le tout sans quitter la page de la demande.

Qu’est-ce que le chat de l’agent de maintenance ?

Le chat de l’agent de maintenance est un assistant intégré à chaque demande de maintenance. Vous le trouverez sur le côté droit de la page de la demande.

Il rassemble la conversation et l’activité de la demande en un seul endroit, ce qui facilite la compréhension de ce qui s’est passé et l’exécution des tâches courantes. Avant que le chat de l’agent de maintenance n’envoie un message ou ne modifie une demande, il vous montre l’action proposée pour révision et vous demande de la confirmer.

Rien ne change sans votre approbation.

Utiliser le chat de l’agent de maintenance

1. Ouvrir la demande de maintenance

Ouvrez la demande que vous souhaitez examiner ou mettre à jour. Le chat de l’agent de maintenance apparaît sur le côté droit de la page.

2. Demander de l’aide

Sélectionnez une des actions suggérées ou entrez une instruction directe dans la boîte de message.

Par exemple :

Veuillez envoyer un message au résident pour lui demander si la plage horaire de demain entre 9 h et 11 h lui convient.

Vous pouvez aussi demander au chat de l’agent de maintenance de :

• Résumer la demande et l’activité récente
• Attribuer un technicien
• Rédiger un message au résident ou au technicien assigné
• Planifier ou annuler une visite
• Appeler un technicien avec l’IA pour recueillir ses disponibilités
• Mettre à jour le statut ou l’urgence de la demande
• Mettre à jour les détails de la demande
• Ajouter une note interne

Les actions suggérées sont optionnelles. Vous pouvez entrer votre propre instruction à tout moment.

Lorsque le chat de l’agent de maintenance a besoin de plus d’informations ou d’une décision de votre part, il posera une question de suivi avant de proposer une action.

3. Examiner l’action proposée

Avant de réaliser une tâche, le chat de l’agent de maintenance affiche une carte d’action avec un résumé en langage clair de ce qu’il prévoit de faire.

Par exemple, une action de message affiche :

• Le destinataire
• Le message exact qui sera envoyé
• Un bouton Envoyer le message

• Une option Refuser

  

D’autres boutons d’action peuvent être intitulés Attribuer un technicien, Mettre à jour le statut ou une autre description de la tâche proposée.

Examinez attentivement le destinataire, les dates, les heures et les autres détails. Sélectionnez le bouton d’action pour continuer ou sélectionnez Refuser pour annuler l’action.

Le chat de l’agent de maintenance exécute une action confirmée à la fois.

4. Vérifier le résultat

Après votre confirmation d’une action, la carte se met à jour pour montrer si elle a été complétée.

Utilisez les onglets en haut du chat de l’agent de maintenance pour changer ce que vous voyez :

• Tout affiche la conversation et l’activité de la demande.

• Chronologie affiche uniquement l’activité de la demande.

  

Avant de contacter un technicien

Un technicien doit déjà être assigné à la demande avant que le chat de l’agent de maintenance puisse :

• Envoyer un message au technicien
• Appeler le technicien
• Planifier une visite avec le technicien

Le chat de l’agent de maintenance utilise les informations déjà enregistrées dans la demande. Ajoutez toute information ou coordonnées manquantes avant de demander à l’agent de maintenance d’exécuter une action.

Qui peut voir le chat ?

Seuls les gestionnaires immobiliers peuvent voir la conversation du chat de l’agent de maintenance.

Les résidents et les techniciens ne peuvent pas voir le chat ni vos instructions. Ils ne reçoivent que les messages individuels que vous révisez, confirmez et envoyez.

Dépannage d’une action

L’action proposée est incorrecte

Sélectionnez Refuser, puis saisissez une instruction plus claire ou plus spécifique.

Par exemple, incluez le destinataire prévu, la plage horaire du rendez-vous, le statut ou d’autres détails pertinents.

Une action est indiquée comme échouée

Examinez l’action proposée et réessayez. Si l’action continue d’échouer, effectuez la tâche directement depuis la page de la demande de maintenance.

J’ai confirmé le mauvais message ou appel

Les messages et appels ne peuvent pas être annulés depuis le chat de l’agent de maintenance après votre confirmation. Examinez chaque action proposée attentivement avant de continuer.

Urgences

N’utilisez pas le chat de l’agent de maintenance comme substitut aux procédures d’urgence de votre immeuble.

Pour une urgence mettant la vie en danger ou autre problème urgent, suivez d’abord le processus d’urgence normal de votre organisation. Vous pouvez ensuite utiliser le chat de l’agent de maintenance pour coordonner les travaux de suivi et maintenir la demande à jour.

Questions fréquemment posées

Le chat de l’agent de maintenance effectuera-t-il des changements sans mon approbation ?

Non. Il affiche l’action proposée avant de faire quoi que ce soit. Sélectionnez le bouton d’action étiqueté pour l’approuver, ou sélectionnez Refuser pour l’arrêter.

Le chat de l’agent de maintenance peut-il contacter un résident ou un technicien pour moi ?

Oui. Il prépare le message et vous permet de vérifier le destinataire et le contenu avant de l’envoyer.

Un technicien doit déjà être assigné à la demande avant que le chat de l’agent de maintenance puisse contacter ce technicien.

Quelles informations le chat de l’agent de maintenance utilise-t-il ?

Il utilise les informations déjà enregistrées dans la demande de maintenance. Assurez-vous que les détails importants de la demande, du résident, du technicien et de la planification sont à jour.

Les résidents ou techniciens peuvent-ils voir ma conversation avec le chat de l’agent de maintenance ?

Non. Seuls les gestionnaires immobiliers peuvent voir le chat. Les résidents et techniciens reçoivent uniquement les messages spécifiques que vous approuvez et envoyez.

Où puis-je obtenir de l’aide supplémentaire ?

Contactez votre représentant ButterflyMX pour obtenir de l’aide ou signaler un problème.