Utilisez le portail des techniciens pour communiquer les détails d’un rendez-vous à un technicien, lui donner accès à l’immeuble, communiquer avec lui pendant la visite et suivre l’achèvement des travaux.
Le portail des techniciens est un site Web sécurisé et adapté aux appareils mobiles. Les techniciens y accèdent à partir d’un message texte; ils n’ont donc pas besoin de télécharger une application ni de créer un compte distinct.
Grâce au portail, un technicien peut :
- Voir les rendez-vous qui lui sont attribués
- Consulter les renseignements sur le problème d’entretien, le logement et le résident
- Obtenir l’itinéraire jusqu’à la propriété
- Accéder à l’immeuble à l’aide d’un laissez-passer visiteur
- Appeler le gestionnaire de la propriété ou lui envoyer un message
- Marquer un rendez-vous comme résolu
Public cible : Gestionnaires de propriétés et personnel de l’immeuble
Temps requis pour planifier un rendez-vous : environ 1 minute
Planifier un rendez-vous
1. Ouvrir la demande d’entretien
Connectez-vous à votre tableau de bord ButterflyMX OS et accédez à :
Entretien → Demandes
Sélectionnez la demande que vous souhaitez planifier.
2. Attribuer un technicien
Ouvrez le menu Attribué. Si aucun technicien n’a été attribué, le menu affiche Non attribué.
Sélectionnez le technicien approprié, puis cliquez sur Attribuer.
Après avoir attribué le technicien :
- La demande passe de Soumise à En cours d’examen.
- Les techniciens dont les compétences correspondent au problème signalé apparaissent près du haut de la liste avec le badge Correspondance.
Important : Vous devez attribuer un technicien avant de pouvoir planifier un rendez-vous.
3. Sélectionner Planifier un rendez-vous
Dans la section Rendez-vous de la demande, cliquez sur Planifier un rendez-vous.
Le bouton devient disponible après l’attribution d’un technicien.
4. Saisir les détails du rendez-vous
Remplissez les champs suivants :
- Date : La date de la visite d’entretien
- Heure de début : L’heure à laquelle le rendez-vous commence
- Durée : La durée prévue de la visite; la valeur par défaut est de 1 heure et 30 minutes
- Remarque : Renseignements facultatifs pouvant aider le technicien à se préparer
Vous pouvez également configurer les notifications et l’accès :
- Laissez Aviser les deux parties sélectionné pour envoyer un message texte au technicien et un message au résident.
- Laissez Créer un laissez-passer visiteur sélectionné pour donner au technicien accès à l’immeuble.
5. Planifier le rendez-vous
Cliquez sur Planifier.
Le rendez-vous apparaît maintenant comme Planifié.
Le technicien reçoit immédiatement :
- Un message texte contenant les détails du rendez-vous
- Un message texte contenant le NIP du laissez-passer visiteur
Les deux messages comprennent un lien vers le portail des techniciens. Le résident reçoit également un message concernant le rendez-vous.
Ce que voit le technicien
1. Ouvrir le rendez-vous
Le technicien touche le lien Détails du billet dans le message texte.
2. Lors de sa première utilisation du portail, il doit :
- Saisir son numéro de téléphone
- Saisir le code de vérification envoyé par message texte
Après sa première connexion, le technicien reste connecté. Les futurs liens de rendez-vous s’ouvrent directement dans le portail.
3. Consulter l’horaire
Le portail organise les rendez-vous du technicien dans des sections comme :
- À venir
- Plus tard aujourd’hui
- Cette semaine
L’horaire est mis à jour automatiquement.
Pour protéger la vie privée, les techniciens peuvent voir uniquement leurs propres rendez-vous. Ils ne peuvent pas voir vos notes internes ni vos conversations avec le résident.
4. Consulter les détails du rendez-vous
Lorsqu’il ouvre un rendez-vous, le technicien peut voir :
- La date et l’heure du rendez-vous
- Le nom et l’adresse de l’immeuble
- L’itinéraire jusqu’à la propriété
- Les renseignements sur le logement
- Les renseignements sur le résident
- Une description du problème
- Les photos jointes à la demande
Les rendez-vous urgents sont marqués Urgence.
5. Accéder à l’immeuble
Lorsqu’un laissez-passer visiteur a été créé pendant la planification, le technicien peut trouver les identifiants d’accès sous Détails de l’accès.
Le technicien peut :
- Utiliser le NIP du laissez-passer visiteur affiché
- Toucher Afficher le code QR et balayer le code QR à l’entrée
Sur un interphone ButterflyMX compatible, le technicien sélectionne Laissez-passer visiteur, puis saisit le NIP ou balaie le code QR.
Le laissez-passer visiteur est disponible pendant la plage horaire du rendez-vous.
6. Communiquer avec le gestionnaire de la propriété
Le rendez-vous comprend une section Gestionnaire de la propriété avec les options Appeler et Message.
Le technicien peut utiliser la conversation du rendez-vous pour :
- Envoyer un message
- Ajouter une mise à jour concernant la visite
- Joindre une photo
Vos réponses apparaissent dans la même conversation.
Pour les messages urgents : Le portail n’envoie actuellement pas d’alerte distincte au technicien lorsque vous répondez. Le technicien verra votre message la prochaine fois qu’il ouvrira le portail. Appelez le technicien lorsqu’une réponse immédiate est requise.
7. Marquer le rendez-vous comme résolu
Après avoir terminé les travaux, le technicien touche Marquer comme résolu et confirme l’action.
Le rendez-vous :
- Passe à l’état Résolu
- Est déplacé dans l’historique des rendez-vous du technicien
- Affiche une option Annuler au cas où il aurait été résolu par erreur
Important : Le fait de marquer un rendez-vous comme Résolu ne ferme pas la demande d’entretien. Cela vous indique seulement que le technicien a terminé les travaux.
Fermer la demande d’entretien
Après avoir confirmé que les travaux sont terminés, retournez à la demande dans votre tableau de bord ButterflyMX OS et fermez-la.
C’est la fermeture de la demande qui envoie au résident la confirmation de l’achèvement des travaux.
Modifier ou annuler un rendez-vous
Pour modifier un rendez-vous existant :
- Ouvrez la demande d’entretien.
- Trouvez le rendez-vous dans la section Rendez-vous.
- Sélectionnez Modifier ou Annuler.
Lorsque vous annulez un rendez-vous, le technicien et le résident en sont automatiquement avisés.
Foire aux questions
Le technicien doit-il télécharger une application?
Non. Le portail des techniciens est un site Web qui s’ouvre à partir du message texte du technicien.
Le technicien doit-il créer un compte?
Non. Le technicien vérifie son numéro de téléphone à l’aide d’un code envoyé par message texte la première fois qu’il ouvre le portail.
La résolution d’un rendez-vous ferme-t-elle la demande d’entretien?
Non. L’état Résolu du technicien indique que les travaux sont terminés. Vous devez tout de même fermer la demande dans ButterflyMX OS.
Mon technicien recevra-t-il une alerte lorsque j’envoie un message?
Pas encore. Votre message s’affiche dans la conversation avec votre technicien, mais le portail ne lui envoie pas d’alerte distincte. Il le verra la prochaine fois qu’il ouvrira le portail à partir d’un lien reçu par message texte. Pour toute situation urgente, appelez-le.
Comment le technicien entre-t-il dans l’immeuble?
Lorsque Créer un laissez-passer visiteur est sélectionné pendant la planification, le technicien reçoit un NIP et un code QR. Il peut utiliser l’un ou l’autre de ces identifiants à l’entrée de l’immeuble pendant la plage horaire du rendez-vous.
Puis-je modifier ou annuler un rendez-vous?
Oui. Ouvrez le rendez-vous à partir de la section Rendez-vous de la demande, puis sélectionnez Modifier ou Annuler.