Présentation
Utilisez le Portail Technicien pour partager les détails du rendez-vous avec un technicien, fournir l’accès au bâtiment, communiquer durant la visite, et suivre l’achèvement des travaux.
Le Portail Technicien est un site web sécurisé et adapté aux mobiles. Les techniciens y accèdent via un message texte, ils n’ont donc pas besoin de télécharger une application ni de créer un compte séparé.
Grâce au portail, un technicien peut :
- Voir les rendez-vous qui lui sont assignés
- Consulter le problème de maintenance, l’unité et les informations du résident
- Obtenir l’itinéraire vers la propriété
- Accéder au bâtiment avec un laissez-passer visiteur
- Appeler ou envoyer un message au gestionnaire de la propriété
- Marquer un rendez-vous comme résolu
Public cible : Gestionnaires immobiliers et personnel du bâtiment
Temps nécessaire pour planifier un rendez-vous : ~1 minute
Planifier un rendez-vous
1. Ouvrir la demande de maintenance
Connectez-vous à votre tableau de bord ButterflyMX OS et allez à :
Maintenance → Demandes
Sélectionnez la demande que vous souhaitez planifier.
2. Assigner un technicien
Ouvrez le menu Assigné. Si aucun technicien n’a été assigné, le menu affiche Non assigné.
Sélectionnez le technicien approprié, puis cliquez sur Assigner.
Après avoir assigné le technicien :
- La demande passe de Soumise à En révision.
- Les techniciens dont les compétences correspondent au problème signalé apparaissent en haut de la liste avec un badge Correspondance.
Important : Vous devez assigner un technicien avant de pouvoir planifier un rendez-vous.
3. Sélectionner Planifier un rendez-vous
Dans la section Rendez-vous de la demande, cliquez sur Planifier un rendez-vous.
Le bouton devient disponible après l’assignation d’un technicien.
4. Entrer les détails du rendez-vous
Remplissez les champs suivants :
- Date : La date de la visite de maintenance
- Heure de début : L’heure à laquelle le rendez-vous commence
- Durée : La durée prévue de la visite ; la valeur par défaut est 1 heure 30 minutes
- Note : Informations facultatives pouvant aider le technicien à se préparer
Vous pouvez également configurer les notifications et l’accès :
- Laissez Notifier les deux parties sélectionné pour envoyer un texto au technicien et un message au résident.
Laissez Créer un laissez-passer visiteur sélectionné pour fournir l’accès au bâtiment au technicien.
5. Planifier le rendez-vous
Cliquez sur Planifier.
Le rendez-vous apparaît maintenant comme Planifié.
Le technicien reçoit immédiatement :
- Un message texte avec les détails du rendez-vous
- Un message texte avec le code PIN du laissez-passer visiteur
Les deux messages incluent un lien vers le Portail Technicien. Le résident reçoit également un message de rendez-vous.
Ce que le technicien voit
1. Ouvrir le rendez-vous
Le technicien appuie sur le lien Détails du ticket dans le message texte.
2. Lors de la première utilisation du portail, il doit :
- Entrer son numéro de téléphone
Entrer le code de vérification envoyé par texto
Après la première connexion, le technicien reste connecté. Les liens des rendez-vous futurs s’ouvrent directement dans le portail.
3. Consulter l’horaire
Le portail organise les rendez-vous du technicien en sections telles que :
- À venir
- Plus tard aujourd’hui
Cette semaine
L’horaire se met à jour automatiquement.
Pour des raisons de confidentialité, les techniciens ne voient que leurs propres rendez-vous. Ils ne peuvent pas voir vos notes internes ni les conversations avec le résident.
4. Consulter les détails du rendez-vous
Lorsque le technicien ouvre un rendez-vous, il peut voir :
- La date et l’heure du rendez-vous
- Le nom et l’adresse du bâtiment
- L’itinéraire vers la propriété
- Les informations de l’unité
- Les informations du résident
- Une description du problème
- Les photos jointes à la demande
Les rendez-vous urgents sont marqués Urgence.
5. Accéder au bâtiment
Lorsqu’un laissez-passer visiteur a été créé lors de la planification, le technicien peut trouver les informations d’accès sous Détails d’accès.
Le technicien peut soit :
- Utiliser le code PIN du laissez-passer visiteur affiché
- Appuyer sur Afficher le code QR et scanner le code QR à l’entrée
À un interphone ButterflyMX compatible, le technicien sélectionne Laissez-passer visiteur, puis entre le code PIN ou scanne le code QR.
Le laissez-passer visiteur est disponible durant la fenêtre du rendez-vous.
6. Contacter le gestionnaire de la propriété
Le rendez-vous comprend une section Gestionnaire de la propriété avec les options Appeler et Envoyer un message.
Le technicien peut utiliser le chat du rendez-vous pour :
- Envoyer un message
- Ajouter une mise à jour sur la visite
- Joindre une photo
Vos réponses apparaissent dans la même conversation.
Pour les messages urgents : Le portail n’envoie pas actuellement d’alerte séparée au technicien lorsque vous répondez. Le technicien verra votre message la prochaine fois qu’il ouvrira le portail. Appelez le technicien si une réponse immédiate est requise.
7. Marquer le rendez-vous comme résolu
Après avoir terminé les travaux, le technicien appuie sur Marquer comme résolu et confirme l’action.
Le rendez-vous :
- Change en statut Résolu
- Est déplacé dans l’historique des rendez-vous du technicien
- Affiche une option Annuler au cas où la résolution aurait été faite par erreur
Important : Marquer un rendez-vous comme Résolu ne clôt pas la demande de maintenance. Cela indique seulement que le technicien a terminé les travaux.
Clôturer la demande de maintenance
Après avoir confirmé que le travail est terminé, retournez à la demande dans votre tableau de bord ButterflyMX OS et clôturez-la.
La clôture de la demande est ce qui envoie au résident la confirmation d’achèvement.
Modifier ou annuler un rendez-vous
Pour modifier un rendez-vous existant :
- Ouvrez la demande de maintenance.
- Trouvez le rendez-vous dans la section Rendez-vous.
- Sélectionnez Modifier ou Annuler.
Lorsque vous annulez un rendez-vous, le technicien et le résident sont automatiquement notifiés.
Questions fréquentes
Le technicien doit-il télécharger une application ?
Non. Le Portail Technicien est un site web qui s’ouvre depuis le message texte du technicien.
Le technicien doit-il créer un compte ?
Non. Le technicien vérifie son numéro de téléphone avec un code envoyé par texto la première fois qu’il ouvre le portail.
La résolution d’un rendez-vous clôture-t-elle la demande de maintenance ?
Non. Le statut Résolu du technicien indique que le travail est terminé. Vous devez toujours clôturer la demande dans ButterflyMX OS.
Mon technicien reçoit-il une alerte lorsque j’envoie un message ?
Pas encore. Votre message apparaît dans le chat du technicien, mais le portail ne lui envoie pas d’alerte séparée. Il le verra la prochaine fois qu’il ouvrira le portail via un lien texte. Pour toute urgence, appelez-le directement.
Comment le technicien entre-t-il dans le bâtiment ?
Lorsque Créer un laissez-passer visiteur est sélectionné lors de la planification, le technicien reçoit un code PIN et un code QR. Il peut utiliser l’une ou l’autre de ces informations à l’entrée du bâtiment durant la fenêtre du rendez-vous.
Puis-je modifier ou annuler un rendez-vous ?
Oui. Ouvrez le rendez-vous depuis la section Rendez-vous de la demande et sélectionnez Modifier ou Annuler.