Contexte
Les unités commerciales alimentent l'annuaire commercial sur votre interphone vidéo ButterflyMX. Contrairement à l'annuaire résidentiel standard, l'annuaire commercial affiche les noms des entreprises avec les employés individuels regroupés sous chaque entreprise. Les visiteurs peuvent rechercher par nom d'entreprise, appeler un employé spécifique ou appuyer sur "Appeler la réception" pour joindre le contact désigné de l'entreprise.
Remarque : La section Unités commerciales est uniquement disponible pour les propriétés commerciales ou à usage mixte. Si vous ne la voyez pas dans votre ButterflyMX OS, veuillez contacter notre équipe de support pour faire convertir votre propriété.
Comment ajouter une unité commerciale
Étape 1 : Connectez-vous au ButterflyMX OS
Connectez-vous à votre ButterflyMX OS sur un ordinateur.
Étape 2 : Naviguez vers « Espaces » > « Unités commerciales »
Dans le menu de gauche, cliquez sur Espaces, puis sélectionnez Unités commerciales. Cette page affiche toutes les unités commerciales existantes dans votre propriété. Toute unité commerciale sans contact de réception assigné sera mise en évidence en rouge pour vous rappeler de compléter la configuration.
Étape 3 : Cliquez sur « + Nouvelle unité commerciale »
En haut à droite de la page, cliquez sur + Nouvelle unité commerciale. Le formulaire Nouvelle unité commerciale s'ouvrira.
Étape 4 : Remplissez les détails de l'unité commerciale
Vous verrez les champs suivants :
🔴 Champs obligatoires
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom de l’entreprise | Le nom de la société ou du bureau (ex. : « Acme Corp », « Cabinet d’avocats Suite 300 »). C’est ce que les visiteurs verront dans l’annuaire de l’interphone. |
| Suite de bureau | Le numéro de suite ou d’unité pour cette entreprise (ex. : « Suite 300 », « Unité 4B »). |
| Étage | Le numéro d’étage où se trouve l’entreprise. |
| Zone | Sélectionnez la zone d’interphone à laquelle cette unité commerciale doit être associée. Si votre propriété ne possède qu’un seul interphone, laissez la valeur sur Par défaut. |
| Réception | Assignez la personne qui recevra les appels lorsqu’un visiteur appuie sur "Appeler la réception" sur l’interphone. Ce champ est obligatoire pour que l’entreprise apparaisse dans l’annuaire commercial. Voir la note ci-dessous pour des détails importants. |
Important – Contact de la réception :
- La personne de la réception est le principal point de contact pour l’entreprise sur l’interphone. Elle n’est pas la même qu’un préposé à la station de réception.
- Une seule personne peut être désignée comme contact de la réception par unité commerciale.
- Une fois qu’un contact de la réception est assigné, il ne peut pas être désassigné — il peut seulement être remplacé.
- Une unité commerciale peut être enregistrée sans contact de réception au départ, mais un contact doit être assigné avant que l’unité commerciale apparaisse dans l’annuaire commercial sur l’interphone.
Champs optionnels
| Champ | Description |
|---|---|
| Logo de l’entreprise | Téléchargez un logo à afficher sur l’interphone pour cette entreprise. Les meilleures dimensions sont un format carré (largeur et hauteur égales). Taille recommandée : moins de 1000 x 1000 px. Taille maximale autorisée : 5000 x 5000 px. |
| Heures de bureau | Entrez les heures d’ouverture de l’entreprise (ex. : « Lun–Ven, 9h–17h »). Note : ceci est à titre informatif uniquement et s’affiche sur l’interphone pour les visiteurs. Cela ne restreint ni ne programme pas automatiquement l’accès. |
| Texte affiché | Ajoutez des instructions ou indications personnalisées pour les visiteurs (ex. : « Veuillez appeler la réception à votre arrivée. La suite est située au 3e étage, tournez à gauche à l’ascenseur. »). Ce texte est affiché sur l’interphone. |
Étape 5 : Enregistrez l’unité commerciale
Une fois tous les champs obligatoires remplis, cliquez sur Enregistrer pour créer l’unité commerciale. Elle apparaîtra désormais dans la liste des unités commerciales dans le ButterflyMX OS.
Étape 6 : Ajoutez des employés à l’unité commerciale
Après l’enregistrement, ajoutez les employés qui appartiennent à cette unité commerciale. Les employés apparaîtront dans le répertoire des employés sous la fiche de l’entreprise sur l’interphone. Les visiteurs peuvent appeler directement les employés individuels.
Vous avez deux options pour ajouter des employés :
- Manuellement – Ajoutez les locataires un par un directement dans le ButterflyMX OS.
- Intégration Google Workspace – Synchronisez automatiquement les informations de vos employés grâce à l’intégration Google Workspace.
- Importation en masse – Utilisez la fonction d’importation CSV en naviguant vers Importations dans la barre latérale gauche et en sélectionnant le type d’importation Unités commerciales.
- Option Modifier pour mettre à jour les détails d’une unité commerciale existante & option Supprimer pour la retirer définitivement de l’annuaire.
Conseils et rappels
- 🔴 Toute unité commerciale sans contact de réception assigné sera affichée en rouge sur la page des unités commerciales — assurez-vous que chaque unité commerciale en ait un assigné.
- L’annuaire commercial coexiste avec l’annuaire résidentiel standard sur le même interphone — aucun matériel supplémentaire n’est nécessaire.
- Si vous devez désactiver les appels pour les employés listés sous une unité commerciale (ex. : pour un répertoire employé en lecture seule), créez un nouveau groupe d’accès avec les appels désactivés et assignez-y ces employés.