Contexte :
Ce guide couvre les problèmes courants et les solutions lors de la gestion de votre annuaire des résidents.
Dépannage des problèmes courants
Les informations se remplissent automatiquement avant que j'aie fini de taper
Si les informations du résident apparaissent automatiquement pendant que vous tapez, cela signifie que la personne existe déjà dans notre système. Cela se produit lorsque :
- Le résident avait auparavant un compte dans une autre propriété ButterflyMX
- Le résident est déjà assigné à une autre unité
- L'adresse courriel ou le numéro de téléphone est déjà dans le système
Solution :
- Vérifiez si le résident est inscrit sous une autre unité dans votre annuaire
- S'il change d'unité, utilisez l'option « Déplacer l'unité » au lieu de l'ajouter comme nouveau
- S'il s'agit d'un résident de retour, réactivez son profil existant plutôt que de créer un doublon
Erreur « Il y a un problème » lors de l'enregistrement
Cette erreur survient généralement à cause de :
- Adresse courriel en double : L'adresse courriel est déjà assignée à un autre résident
- Format d'adresse courriel invalide : Vérifiez les fautes de frappe ou les caractères manquants (@, .com, etc.)
- Champs obligatoires manquants : Le prénom, le nom de famille et l'adresse courriel sont requis
- Caractères spéciaux : Supprimez tout caractère inhabituel dans les champs de nom
Solution :
- Vérifiez que l'adresse courriel est correcte et n'est pas déjà utilisée
- Assurez-vous que tous les champs obligatoires sont remplis
- Essayez une autre adresse courriel si le problème persiste
- Videz le cache de votre navigateur et réessayez
Le résident ne s'ajoute pas au système
Si cliquer sur Enregistrer n'ajoute pas le résident :
- Vérifiez votre connexion Internet
- Actualisez la page et réessayez
- Essayez un autre navigateur web (Chrome ou Firefox recommandés)
- Videz le cache et les cookies de votre navigateur
- Vérifiez que vous avez les permissions d'administrateur communautaire pour cette propriété
Départ d'un résident
Processus standard de départ
- Allez dans Annuaire dans le ButterflyMX OS
- Trouvez le résident que vous souhaitez faire partir
- Cliquez sur les trois points (⋮) à côté de son nom
- Sélectionnez Départ
- Confirmez la date de départ
- Cliquez sur Confirmer
Le résident ne se supprime pas après avoir cliqué sur Départ
Si un résident reste dans l'annuaire après son départ, essayez ces solutions :
Solution 1 : Vérifiez la date de départ
- Les résidents avec une date de départ future restent actifs jusqu'à cette date
- Définissez la date de départ à aujourd'hui ou avant pour un retrait immédiat
Solution 2 : Vérifiez que l'action est complétée
- Cherchez un message de confirmation après avoir cliqué sur Départ
- Actualisez la page pour voir si le changement a pris effet
- Vérifiez si le statut du résident a changé à « Parti » dans son profil
Solution 3 : Retirez d'abord les accès
- Ouvrez le profil du résident
- Retirez tous les porte-clés, cartes d'accès ou codes PIN assignés
- Puis tentez de le faire partir à nouveau
Solution 4 : Problème de cache du navigateur
- Videz le cache et les cookies de votre navigateur
- Déconnectez-vous du ButterflyMX OS
- Reconnectez-vous et essayez de nouveau le processus de départ
Mise à jour des informations du résident
Comment modifier les détails d'un résident
- Allez dans Annuaire
- Cliquez sur le nom du résident
- Cliquez sur Modifier en haut à droite
- Mettez à jour les informations nécessaires
- Cliquez sur Enregistrer
Déplacer un résident vers une autre unité
- Ouvrez le profil du résident
- Cliquez sur les trois points (⋮)
- Sélectionnez Déplacer l'unité
- Choisissez la nouvelle unité dans le menu déroulant
- Cliquez sur Confirmer
Bonnes pratiques
Avant d'ajouter des résidents
- Recherchez dans l'annuaire pour vous assurer qu'ils n'existent pas déjà
- Vérifiez que l'adresse courriel est correcte (les résidents en ont besoin pour accéder à l'application)
- Confirmez que le numéro d'unité est exact
- Ayez le numéro de téléphone du résident à portée de main pour de meilleures options de contact
Gestion des départs
- Définissez les dates de départ avec précision pour maintenir la propreté de l'annuaire
- Retirez les accès (porte-clés, codes PIN) avant ou pendant le départ
- Conservez les dossiers des résidents partis pendant au moins 30 jours pour référence