Contexte :
Ce guide couvre les problèmes courants et leurs solutions lors de la gestion de votre annuaire des résidents.
Dépannage des problèmes courants
Les informations se remplissent automatiquement avant que je finisse de taper
Si les informations du résident apparaissent automatiquement au fur et à mesure que vous tapez, cela signifie que la personne existe déjà dans votre système. Cela se produit lorsque :
- Le résident a déjà vécu dans votre propriété
- Le résident est déjà assigné à une autre unité
- L'adresse courriel ou le numéro de téléphone est déjà dans le système
Solution :
- Vérifiez si le résident est répertorié sous une autre unité dans votre annuaire
- S'ils déménagent d'unité, utilisez l'option « Déplacer l'unité » au lieu de les ajouter comme nouveaux
- S'ils sont un résident de retour, réactivez leur profil existant plutôt que de créer un doublon
Erreur « Il y a un problème » lors de l'enregistrement
Cette erreur se produit généralement en raison de :
- Adresse courriel en double : L'adresse courriel est déjà assignée à un autre résident
- Format d'adresse courriel invalide : Vérifiez les fautes de frappe ou les caractères manquants (@, .com, etc.)
- Champs obligatoires manquants : Le prénom, le nom de famille et l'adresse courriel sont requis
- Caractères spéciaux : Supprimez tout caractère inhabituel des champs de nom
Solution :
- Vérifiez que l'adresse courriel est correcte et n'est pas déjà utilisée
- Assurez-vous que tous les champs obligatoires sont remplis
- Essayez d'utiliser une autre adresse courriel si le problème persiste
- Videz le cache de votre navigateur et réessayez
Le résident ne s'ajoute pas au système
Si cliquer sur Enregistrer n'ajoute pas le résident :
- Vérifiez votre connexion Internet
- Actualisez la page et réessayez
- Essayez d'utiliser un autre navigateur web (Chrome ou Firefox recommandés)
- Videz le cache et les cookies de votre navigateur
- Vérifiez que vous avez les permissions d'administrateur communautaire pour cette propriété
Faire déménager un résident
Processus standard de départ
- Allez dans Annuaire dans le ButterflyMX OS
- Trouvez le résident que vous souhaitez faire déménager
- Cliquez sur les trois points (⋮) à côté de leur nom
- Sélectionnez Départ
- Confirmez la date de départ
- Cliquez sur Confirmer
Le résident ne se supprime pas après avoir cliqué sur Départ
Si un résident reste dans l'annuaire après l'avoir fait déménager, essayez ces solutions :
Solution 1 : Vérifiez la date de départ
- Les résidents avec une date de départ future resteront actifs jusqu'à cette date
- Définissez la date de départ à aujourd'hui ou avant pour une suppression immédiate
Solution 2 : Vérifiez que l'action est terminée
- Cherchez un message de confirmation après avoir cliqué sur Départ
- Actualisez la page pour voir si le changement a pris effet
- Vérifiez si le statut du résident a changé en « Déménagé » dans son profil
Solution 3 : Retirez d'abord les accès
- Ouvrez le profil du résident
- Retirez tout porte-clé, carte d'accès ou code PIN assigné
- Puis tentez de le faire déménager à nouveau
Solution 4 : Problème de cache du navigateur
- Videz le cache et les cookies de votre navigateur
- Déconnectez-vous du ButterflyMX OS
- Reconnectez-vous et essayez à nouveau le processus de départ
Mise à jour des informations du résident
Comment modifier les détails d'un résident
- Allez dans Annuaire
- Cliquez sur le nom du résident
- Cliquez sur Modifier en haut à droite
- Mettez à jour les informations nécessaires
- Cliquez sur Enregistrer
Déplacer un résident vers une autre unité
- Ouvrez le profil du résident
- Cliquez sur les trois points (⋮)
- Sélectionnez Déplacer l'unité
- Choisissez la nouvelle unité dans le menu déroulant
- Cliquez sur Confirmer
Bonnes pratiques
Avant d'ajouter des résidents
- Recherchez dans l'annuaire pour vous assurer qu'ils n'existent pas déjà
- Vérifiez que l'adresse courriel est correcte (les résidents en ont besoin pour accéder à l'application)
- Confirmez que le numéro d'unité est exact
- Ayez le numéro de téléphone du résident prêt pour de meilleures options de contact
Gestion des départs
- Définissez les dates de départ avec précision pour maintenir la propreté de l'annuaire
- Retirez les accès (porte-clés, codes PIN) avant ou pendant le départ
- Conservez les dossiers des résidents partis pendant au moins 30 jours pour référence