Suis-je (le gestionnaire immobilier) impliqué lorsque les résidents demandent une réservation via l'application ?

• C'est à vous de décider ! Pour chaque espace d'équipement, vous pouvez choisir si ses réservations nécessitent une révision et une approbation par un gestionnaire immobilier, ou si elles sont automatiquement approuvées.

Mon équipement doit-il être visible dans l'application mobile pour être réservable ?

• Non, vous pouvez configurer un équipement pour des réservations sans exposer cet équipement dans l'application mobile. Dans ce cas, seul le gestionnaire immobilier peut créer une réservation, via le ButterflyMX OS. Les résidents pourront voir et gérer toutes les réservations faites en leur nom, même si cet équipement n'est pas visible dans la liste des équipements.

Mon équipement doit-il être réservable par les résidents ?

• Non, vous pouvez montrer votre équipement aux résidents dans l'application mobile sans activer les réservations pour cet équipement. « Afficher l'équipement dans l'application résident » et « Autoriser les réservations » peuvent être activés ou désactivés séparément.

• Alternativement, vous pouvez activer l'équipement pour les réservations tout en activant également le bouton « Exiger une approbation ». Cela permet aux résidents de demander une réservation mais ne leur permet pas de réserver directement. Avec l'approbation de la gestion immobilière requise pour toute nouvelle demande, vous gardez une visibilité sur toute utilisation réservée de l'équipement.

Puis-je contrôler quels résidents voient quels équipements ?

• Oui, vous pouvez rendre les équipements visibles uniquement pour certains résidents via des groupes d'accès.

Dois-je examiner toutes les réservations entrantes ?

• Non, vous pouvez choisir pour chaque espace d'équipement si ses réservations nécessitent un examen ou sont automatiquement approuvées.

Que se passe-t-il si une réservation n'est pas approuvée à temps ?

• Le résident ne reçoit pas d'accès exclusif à l'équipement pendant la période réservée et ne peut pas ajouter d'invités à sa réservation.

• Si vous souhaitez examiner toutes les demandes entrantes mais anticipez des difficultés à suivre la file d'attente des demandes, vous pouvez augmenter le délai de préavis minimum d'un équipement à un délai qui vous laisse suffisamment de temps pour examiner confortablement toute nouvelle demande.

Lors de la création ou de l'approbation d'une réservation, suis-je soumis aux mêmes restrictions que mes résidents ?

• Vous ne pourrez pas doublement réserver un équipement ni chevaucher le temps tampon défini entre les réservations. Cependant, vous ne serez pas soumis aux restrictions de délai de préavis appliquées aux résidents.

Puis-je modifier les détails d'un équipement réservable, comme les heures de réservation et le coût ?

• Oui, vous pouvez modifier la plupart des détails d'un équipement à tout moment, et cela n'affectera que les réservations futures. Les réservations existantes conserveront les paramètres qu'elles avaient lors de leur approbation ; cependant, si vous les modifiez, elles devront être adaptées aux nouvelles règles pour pouvoir être enregistrées.

• La seule exception importante concerne les portes d'accès : si vous modifiez l'ensemble des portes d'équipement et/ou des portes du bâtiment pour un espace d'équipement, cela se reflétera automatiquement sur toutes les réservations, même celles en cours.

Puis-je désactiver les réservations pour un espace d'équipement ?

• Oui, vous pouvez désactiver les nouvelles réservations à tout moment en utilisant le bouton « Autoriser les réservations ». Les réservations existantes ne seront pas affectées.

Puis-je cacher un espace d'équipement dans l'application mobile ?

• Oui, vous pouvez cacher un équipement à tout moment en utilisant le bouton « Afficher l'équipement dans l'application résident ». Les réservations existantes ne seront pas affectées.

Puis-je supprimer un espace d'équipement qui a des réservations actives ?

• Supprimer un espace d'équipement implique que votre bâtiment a été reconfiguré physiquement de sorte que l'équipement n'existe plus. Cette action est irréversible. Pour éviter toute confusion auprès de vos résidents, le système vous empêchera de supprimer un espace d'équipement tant que toutes ses réservations ne sont pas terminées ou annulées.

• Si vous souhaitez empêcher les réservations futures, plutôt que de retirer l'équipement du système, vous pouvez désactiver le bouton « Autoriser les réservations » de l'équipement.

Quelqu'un peut-il demander un créneau horaire déjà demandé par une autre personne ?

• Non, une demande est considérée comme une réservation provisoire de son créneau horaire jusqu'à ce qu'elle soit déplacée ou refusée, même si cette demande n'a pas encore été approuvée.

Pendant une réservation, que voient les résidents dans l'application mobile ButterflyMX ?

• Le propriétaire de la réservation verra le balayage pour déverrouiller sur l'écran d'accueil pour chaque porte associée à l'espace d'équipement qu'il a réservé.

• Les résidents qui ont normalement accès à l'espace réservé mais ne sont pas propriétaires de la réservation verront toujours cette porte listée sur leur écran d'accueil, mais ils verront un badge « Réservé » à la place de leur balayage habituel pour déverrouiller.

Comment modifier le montant dû pour une réservation d'équipement spécifique ?

• Si vous avez négocié un tarif différent à l'avance, vous pouvez modifier les détails de la réservation elle-même et remplacer les frais pour refléter le tarif convenu. Ce montant peut être supérieur ou inférieur au montant calculé en fonction du tarif par défaut de cet équipement.

• Si vous devez appliquer une remise ou annuler partiellement des frais après coup, vous pouvez saisir un « Crédit » dans l'écran de gestion des paiements, de la même manière que vous enregistrez un paiement du résident.

Un résident peut-il utiliser un équipement s'il n'a pas encore payé en totalité ?

• Oui, tant que la réservation est approuvée, l'accès sera accordé au moment de la réservation.

• Le fait de garder l'enregistrement des paiements et le contrôle d'accès indépendants l'un de l'autre vous offre la plus grande flexibilité pour définir et appliquer les bonnes politiques de paiement pour votre bâtiment. Par exemple, vous pourriez choisir de :

  • Retenir l'approbation d'une réservation jusqu'à ce qu'elle soit payée en totalité ;

  • Exiger un dépôt avant l'approbation mais ne pas collecter le solde complet avant le jour de la réservation ; ou

  • Laisser tous les nouveaux frais s'accumuler jusqu'à ce qu'ils soient regroupés avec le loyer, puis réconcilier les paiements dans le cadre d'un processus mensuel.