Comment configurer Front Desk Station

Contexte

Si vous êtes gestionnaire immobilier, vous voyez probablement défiler constamment des visiteurs, des fournisseurs et des résidents tout au long de la journée. Gérer et surveiller cette circulation tout en assurant la sécurité de votre propriété peut être un défi. De plus, maintenir un lien personnel avec vos invités rend la tâche encore plus difficile.

Poursuivez votre lecture pour découvrir comment Front Desk Station de ButterflyMX résout ces problèmes en simplifiant la gestion des accès tout en améliorant l’expérience des visiteurs et des résidents dans votre propriété.

Qu’est-ce que Front Desk Station de ButterflyMX?

Front Desk Station est un logiciel pour votre ordinateur. Il vous permet de gérer l’accès des visiteurs et les communications avec les résidents de n’importe où. Vous pouvez surveiller tous les points d’accès de votre immeuble contrôlés par ButterflyMX grâce à un flux vidéo en direct. Vous pouvez également interagir directement avec les visiteurs au moyen de votre ou vos interphones vidéo ButterflyMX et vérifier la preuve d’autorisation des invités avant de les laisser entrer.

Front Desk Station comprend également les fonctionnalités suivantes :

• Gestion simplifiée de l’accès des visiteurs
• Possibilité d’écouter les visiteurs à l’entrée et de leur parler
• Possibilité d’autoriser l’accès aux invités sur simple pression d’un bouton
• Possibilité de déverrouiller certains étages à partir de la réception
• Communication avec les résidents au moyen de l’application mobile ou de messages texte
• Possibilité de passer d’une propriété à l’autre à partir d’un seul Front Desk Station

Comment configurer Front Desk Station

Étape 1 : Configurez votre matériel et téléchargez le logiciel

Vous trouverez ci-dessous les exigences matérielles et les étapes à suivre pour effectuer cette configuration.

1. Une webcam USB – est requise pour prendre des photos destinées au journal des accès. Vous devrez positionner la caméra USB de manière à ce qu’elle soit orientée vers les visiteurs plutôt que vers vous.
2. Un casque d’écoute ou un combiné USB – est recommandé afin de préserver la confidentialité de vos conversations avec les résidents. Pour plus de commodité et de liberté de mouvement si vous devez vous éloigner du bureau, vous pouvez préférer un casque d’écoute compatible Bluetooth.
3. Un ordinateur ou une tablette recommandé(e) –
   • Ordinateur : Tout ordinateur Windows ou Apple moderne (de bureau ou portable) qui respecte les exigences suivantes :
     • Système d’exploitation : Windows 10 ou version ultérieure (64 bits) ou macOS (les versions les plus récentes prises en charge)
     • Processeur : Intel Core i5 ou supérieur
     • Mémoire vive : Minimum de 8 Go (16 Go recommandés pour l’affichage de plusieurs caméras ou interphones)
     • Stockage : SSD avec au moins 100 Go d’espace libre
     • Réseau : Connexion Ethernet filaire recommandée; vitesse minimale de téléversement et de téléchargement de 10 Mbit/s
     • Écran : Résolution de 1920 x 1080 (Full HD) ou supérieure
     • Ports USB : En nombre suffisant pour les périphériques (webcam USB, casque d’écoute)
     • Carte graphique : Une carte graphique intégrée est généralement suffisante, mais un processeur graphique dédié est recommandé pour la surveillance vidéo intensive de plusieurs flux
   • Tablette : Microsoft Surface Pro (basée sur Windows)
     • Il s’agit de la tablette la plus recommandée pour utiliser Front Desk Station. Elle a fait l’objet de tests approfondis et est entièrement compatible.
     • Important : La Surface Pro (ou toute tablette Windows) doit utiliser une version complète de Windows (et non Windows RT ou le mode Windows S) pour assurer la meilleure compatibilité et les meilleures performances.
     • D’autres tablettes basées sur Windows peuvent fonctionner, mais la Surface Pro est le choix le plus sûr et le mieux pris en charge.
4. Veuillez télécharger le nouveau programme sur l’ordinateur du portier ou de la réception au moyen de l’un des deux liens ci-dessous (c’est-à-dire l’ordinateur que vous utilisez à la réception) –
   1. Windows (.exe)
   2. Mac (.dmg)

Remarque importante : les iPad et les appareils iOS ne sont PAS pris en charge par Front Desk Station. Le logiciel ne peut pas être installé ni utilisé sur les iPad ou les iPhone.

Étape 2 : Communiquez avec le soutien de ButterflyMX

Une fois le programme installé, veuillez communiquer avec le soutien de ButterflyMX. Notre équipe de soutien vous fournira un code d’activation pour activer le programme. Elle vous guidera ensuite dans la configuration de Front Desk Station ainsi que dans la configuration de votre casque d’écoute et de votre caméra, s’il y a lieu.

Étape 3 : Connectez vos points d’accès

Une fois le logiciel installé et activé, notre équipe de soutien vous aidera à ajouter les interphones vidéo ButterflyMX que vous souhaitez voir à partir de Front Desk Station. Elle vous aidera également à déterminer quelles portes, barrières et quels ascenseurs contrôlés par ButterflyMX peuvent ou non être déverrouillés à partir de Front Desk Station.

Étape 4 : Personnalisez votre écran

Une fois l’activation terminée et vos points d’accès connectés, identifiez tous les utilisateurs du logiciel Front Desk Station, ajoutez-les comme locataires, puis attribuez-leur le rôle de préposé à la réception dans l’écran Administrateurs en utilisant ce guide au besoin.

Vous pouvez également personnaliser votre affichage (voir la page 6 du guide de l’utilisateur). Vous pouvez ajouter certaines vues de caméra à vos « favoris » en cliquant sur l’icône en forme d’étoile afin qu’elles apparaissent en premier dans la liste. Sinon, l’ordre est alphabétique selon le nom de l’interphone. Vous pouvez également choisir des contacts favoris dans le répertoire afin de communiquer rapidement avec les personnes que vous appelez fréquemment, comme le bureau de location ou le service d’entretien.